Pārdošanas līgumu automatizēšanas veidi

Laiks ir visvērtīgākais resurss, taču diemžēl ierobežots. Tāpēc katram uzņēmumam izaugsmes fāzē ir jautājums, kā efektīvāk paveikt ikdienas uzdevumus. Jaunā tendence, par kuru bieži dzirdam, ir 'automatizācija'. Tomēr vārds 'automatizācija' var būt biedējošs un radīt iespaidu, ka tas ir kaut kas ļoti tehnisks un sarežģīts. Patiesībā pat nelieli soļi var novest pie ātrākiem un automatizētiem darbplūsmām. Galvenais ir sākt ar atkārtojošos manuālo procesu automatizēšanu. Piemēram, ja jūs pārvaldāt visu līgumu procesu vienā dokumentu pārvaldības un parakstīšanas vidē vai platformā, jūs varat ietaupīt daudz laika administratīvajiem uzdevumiem. Šajā rakstā mēs iepazīstināsim jūs ar dažādiem veidiem, kā automatizēt līgumus un kādi ir ieguvumi no tā.

‍

Efektīva līgumu veidņu izmantošana

Katrs uzņēmums ir izstrādājis iekšējās labākās prakses, kā vajadzētu izskatīties līguma sagatavošanas procesam. Ideālā gadījumā ir gatava, izmantojama tukša līguma veidne, ko viegli atrast norādītajā koplietošanas mapē. Sliktākajā gadījumā process sākas ar iepriekšējā klienta datu dzēšanu no līguma, vienlaikus pārliecinoties, ka tekstā nejauši nav atstāts nekas konfidenciāls. Katram jaunam darījumam ir jāatrod piemērota līguma veidne, jākopē, jāaizpilda ar jauna klienta informāciju un jāsaglabā pareizajā mapē, un pēc tam jānosūta klientam pa e-pastu parakstīšanai. Šāds process jau ir laikietilpīgs un apnicīgs katram atsevišķam līgumam, un ja nepieciešamība sastādīt līgumus ir liela, tad tas ir arī neefektīvs.

‍

Sāciet ar vienotām līgumu veidnēm

Vienkāršākais solis, lai ātrāk parakstītu līgumu, ir nodrošināt, ka visas līgumu veidnes ir atjauninātas un pieejamas komandas locekļiem no norādītās vietas. Uzņēmuma juridiskā nodaļa vai juristi var palīdzēt, atjauninot līguma tekstu tā, lai pārdošanas komanda varētu sagatavot un noslēgt līgumus bez turpmākas palīdzības. Koplietošanas mapes uzņēmuma iekštīklā, Google Drive vai Dropbox ir piemērotas līgumu veidņu glabāšanai, bet dokumentu pārvaldības un parakstīšanas risinājumi, piemēram, Agrello, arī piedāvā ērtas glabāšanas iespējas.

‍

Padariet savas līgumu veidnes gudrākas

Pēc vienošanās par aktuālu līguma veidni un tās izmantošanu, nākamais solis ceļā uz līgumu automatizāciju ir šīs veidnes ērta atkārtota izmantošana. Ideālā pasaulē līguma izveide būtu tikpat vienkārša kā veidlapas aizpildīšana. Ar Agrello ir iespējams pārveidot parastu Microsoft Word dokumentu par atkārtoti izmantojamu un aizpildāmu līguma veidni. Jums jāsagatavo MS Word dokuments, izmantojot īpašu atzīmēšanas valodu ar figūriekavām un jāatzīmē lauki vietās, kur vēlaties, lai parādītos dati. Pēc veidnes augšupielādes Agrello, tā ir gatava izmantošanai un aizpildīšanai. Tagad, kad viss līguma sagatavošanas process notiek vienā vidē, jūs varat ietaupīt laiku no papildu administratīvajiem soļiem. Nav arī jāuztraucas par to, kā iegūt dokumenta parakstu - ar dažiem klikšķiem jūs varat nosūtīt uzaicinājumu parakstīt otrai pusei, un ikviens var ērti parakstīt dokumentu.

‍

Maksimāli izmantojiet savu CRM rīku

Automatizācijas atslēga ir izvairīšanās no manuāliem rutīnas uzdevumiem un jau savākto datu izmantošana. Pārdošanas procesa gaitā pārdošanas komanda parasti ievada klienta informāciju izvēlētajā CRM platformā. Tas nozīmē, ka lielākā daļa datu, kas nepieciešami pārdošanas līguma parakstīšanai, jau ir ievadīti un pieejami, bet kad pienāk laiks sagatavot līgumu, tas parasti sākas ar manuālu datu kopēšanu un ielīmēšanu no CRM līguma veidnē. Lai paātrinātu pārdošanas ciklu un ātrāk noslēgtu darījumus, ir svarīgi būt efektīvam, un viens no veidiem ir integrēt CRM rīku ar līgumu pārvaldības rīku, lai paātrinātu līguma sagatavošanas procesu. Ar Agrello ir iespējams integrēt populārākās CRM platformas, izmantojot Zapier, un automātiski izveidot līgumus pēc tam, kad darījums sasniedz noteiktu posmu. Iestatot savu automatizēto darbplūsmu, jūs varat ietaupīt katru minūti, ko agrāk pavadījāt līgumu sagatavošanā.

Pat ja uzņēmums izmanto CRM programmatūru, kas neļauj integrācijas, tad parasti joprojām ir iespējams izveidot Microsoft Excel failu ar klienta datiem. Excel failus var izmantot arī, lai vienlaicīgi izveidotu daudzus dokumentus parakstīšanai. Lasiet vairāk par masveida izveidi šajā rakstā.

‍

Veidlapu izmantošana līgumu izveidei

Dažreiz klienti aizpilda veidlapu ar saviem datiem, lai formalizētu jaunas klientu attiecības. Ja šāds process jau ir ieviests, tad uzņēmumam ir iespēja gandrīz pilnībā izslēgt sevi no līguma sagatavošanas procesa. Viens piemērs ir standarta konfidencialitātes līguma parakstīšana pirms klientu attiecību uzsākšanas. Konfidencialitātes līguma teksts parasti nemainās, tas tikai jāaizpilda ar klienta datiem un jāparaksta. Integrējot jūsu veidlapas ar Agrello, ir iespējams automātiski izveidot līgumus, balstoties uz līguma veidni, un nosūtīt klienta datus pareizajos laukos. Pēc līguma izveides tas var tieši doties parakstīšanai vai pārdošanas komandai pārskatīšanai.

Praktisks piemērs veidlapu integrēšanai ir rezervēšanas sistēmas integrēšana un klientu piekrišanas iegūšana pirms viņi sāk izmantot jūsu pakalpojumu. Jūs varat lasīt vairāk par to mūsu SaareWake gadījuma izpētes rakstā.

‍

Secinājums

Līgumu automatizācija nav kaut kas, no kā būtu jābaidās. Kritisks skats uz jūsu līgumu sagatavošanas procesu un nelielu uzlabojumu veikšana ir pietiekama sākumam. Katra minūte, kas ietaupīta no manuāliem atkārtotiem uzdevumiem, dod jums vērtīgu laiku koncentrēties uz svarīgākām lietām. Ja šis raksts izraisīja jūsu interesi, bet jūs nezināt, ar ko sākt, tad Agrello komanda ir gatava palīdzēt jūsu uzņēmumam spert pirmos soļus.

‍