Vai jūsu pašreizējais e-parakstīšanas risinājums jūs bremzē? Uzziniet, kādas funkcijas var uzlabot efektivitāti un drošību

Pareizai e-parakstīšanas platformai vajadzētu uzlabot jūsu darba plūsmu, nevis to sarežģīt. Ar tādiem progresīviem rīkiem kā Agrello uzņēmumi var novērst laikietilpīgos soļus, kas saistīti ar tradicionālajiem un pamata digitālās parakstīšanas procesiem, piemēram, dokumentu manuālu izveidi, pārvaldību un izsekošanu. Neatkarīgi no tā, vai jums nepieciešams apstrādāt vairākus līgumus vienlaikus vai nodrošināt juridisko atbilstību ar minimālu piepūli, pareizā rīka izvēle var būtiski ietekmēt jūsu darbības efektivitāti.

Šajā rakstā mēs izpētīsim, kā jūs varat novērtēt, vai jūsu pašreizējais e-parakstīšanas risinājums patiešām kalpo jūsu uzņēmumam, un kādas funkcijas meklēt, lai nodrošinātu, ka jūs maksimāli palielināt produktivitāti, drošību un lietošanas ērtumu.

Sāksim, identificējot pamatā esošo e-parakstīšanas rīku ierobežojumus un to, kā tāds risinājums kā Agrello var uzlabot jūsu dokumentu pārvaldības procesu.

Pašreizējo e-parakstīšanas risinājumu biežāko trūkumu identificēšana

Daudzi uzņēmumi pieņem pamata e-parakstīšanas rīkus, domājot, ka tie būs pietiekami viņu vajadzībām. Tomēr laika gaitā šie rīki var atklāt ierobežojumus, kas kavē produktivitāti un rada nevajadzīgas frustrācijas. Lūk, daži bieži sastopami jautājumi, kas varētu signalizēt, ka ir pienācis laiks pārvērtēt jūsu pašreizējo e-parakstīšanas risinājumu:

1. Joprojām tiek izmantoti manuāli risinājumi

Neskatoties uz pāreju uz digitālo platformu, dažiem uzņēmumiem joprojām nākas manuāli apstrādāt daļu no parakstīšanas procesa. Tas bieži ietver līgumu sūtīšanu turp un atpakaļ pa e-pastu, dokumentu drukāšanu un skenēšanu vai manuālu parakstīto līgumu arhivēšanu. Šie soļi ir ne tikai laikietilpīgi, bet arī rada zaudētu dokumentu un pārpratumu risku. Piemēram, aptuveni 71% uzņēmumu nevar atrast 10% vai vairāk no saviem līgumiem. Tas var novest pie sodiem, nokavētiem atjaunojumiem un citām finansiālām sekām.

Piemēram, ja jums jāmeklē paraksti pa e-pastu un manuāli jāseko katra līguma progresam, jūs zaudējat vērtīgu laiku, ko varētu labāk izmantot svarīgākiem uzdevumiem.

2. Trūkst masveida apstrādes funkciju

Ja jūsu uzņēmums strādā ar lielu skaitu līgumu vai atkārtotiem nolīgumiem, katra līguma manuāla apstrāde var būt nomācoša. Daudziem pamata e-parakstīšanas rīkiem nav tādu funkciju kā masveida dokumentu izveide vai parakstīšana, kas nozīmē, ka jums jāizveido un jānosūta līgumi pa vienam.

Turpretī progresīvi rīki, piemēram, Agrello, ļauj automatizēt šos atkārtotos uzdevumus. Piemēram, Agrello var automātiski ģenerēt vairākus līgumus no Excel tabulas, novēršot nepieciešamību manuāli izveidot katru dokumentu. Agrello masveida dokumentu izveides funkcija ļauj lietotājiem vienlaicīgi ģenerēt vairākus līgumus no Excel tabulas vai veidnes, ievērojami samazinot laiku un pūles, kas nepieciešamas liela apjoma dokumentu pārvaldībai​​.

3. Ierobežoti drošības un atbilstības pasākumi

Nozarēs, kur atbilstība un drošība ir kritiski svarīga, paļaušanās uz pamata e-parakstīšanas risinājumu var pakļaut jūsu uzņēmumu nevajadzīgiem riskiem. Daudziem pamata rīkiem nav spēcīgas šifrēšanas, detalizētu audita pierakstu vai ES un citu starptautisko noteikumu prasītā atbilstības līmeņa. Bez šīm funkcijām jūsu līgumi var neatbilst nepieciešamajiem juridiskajiem standartiem, pakļaujot jūsu uzņēmumu juridisko sarežģījumu riskam.

Piemēram, Agrello platforma piedāvā juridiski atbilstošus, drošus e-parakstus, kas atbilst ES noteikumiem. Tas ne tikai nodrošina jūsu dokumentu drošību, bet arī garantē, ka jūsu uzņēmums atbilst jaunākajām juridiskajām prasībām​.

4. Trūkst integrācijas ar esošajām darba plūsmām

E-parakstīšanas rīkam vajadzētu uzlabot jūsu darba plūsmu, nevis to traucēt. Tomēr daudzi uzņēmumi konstatē, ka viņu pašreizējie risinājumi labi neintegrējas ar esošajiem rīkiem, piemēram, Microsoft Office, Google Drive vai citām dokumentu pārvaldības sistēmām. Šī integrācijas trūkuma dēļ lietotājiem nākas pārslēgties starp dažādām platformām, palielinot kļūdu un darba plūsmas traucējumu risku.

Savukārt Agrello netraucēti integrējas ar populāriem rīkiem, piemēram, Microsoft Office un Excel, ļaujot jums pārvaldīt visu dokumentu darba plūsmu vienā, viegli lietojamā platformā​.

5. Nav skaidra pārskata par dokumentu statusu

Vairāku līgumu pārvaldība bez skaidra pārskata par to statusu var novest pie kavējumiem, neskaidrībām un nokavētiem termiņiem. Vidēji uzņēmumi zaudē aptuveni 9% no sava gada ieņēmuma sliktas līgumu pārvaldības prakses dēļ. Daudziem pamata risinājumiem trūkst funkciju, kas sniedz reāllaika atjauninājumus par līgumu statusu, atstājot uzņēmumus neziņā par to, kuri līgumi ir gaidīšanas režīmā, parakstīti vai nokavēti.

Agrello vienkāršo šo procesu, piedāvājot informācijas paneļa skatu, kas lietotājiem sniedz tūlītēju pārskatu par visu līgumu pārvaldības procesu. Ar Agrello jūs varat viegli redzēt, kuri dokumenti gaida parakstus, kuri ir pabeigti un kur nepieciešami papildu pasākumi, nodrošinot, ka nekas netiek palaists garām​.

‍

‍

Ko meklēt e-parakstīšanas risinājumā

Tagad, kad esam apskatījuši dažas no biežākajām problēmām ar pamata e-parakstīšanas rīkiem, ir svarīgi saprast galvenās funkcijas, kas jāapsver, izvēloties efektīvāku risinājumu. Spēcīgai e-parakstīšanas platformai vajadzētu racionalizēt darba plūsmas, uzlabot drošību un uzlabot vispārējo efektivitāti, nesarežģījot esošos procesus. Lūk, kas jāpatur prātā, vērtējot opcijas:

1. Automatizācija un laiku taupošas funkcijas

Viens no galvenajiem progresīva e-parakstīšanas risinājuma priekšrocībām ir tā spēja automatizēt atkārtotus uzdevumus. Ja jūsu pašreizējais rīks prasa ievērojamas manuālas pūles, pāreja uz platformu ar masveida dokumentu izveidi un automatizētiem atgādinājumiem var ievērojami samazināt darba slodzi. Piemēram, platformas, kas ļauj izveidot vairākus dokumentus no veidnes un aizpildīt tos ar datiem no Excel faila, var ietaupīt daudz laika, īpaši uzņēmumiem, kas apstrādā lielu skaitu līgumu.

2. Lietošanas ērtums un ātra ieviešana

Neatkarīgi no tā, cik jaudīga ir e-parakstīšanas platforma, tā nesniegs vērtību, ja to būs grūti lietot vai ja būs nepieciešama ilga, sarežģīta ieviešana. Labākie rīki ir veidoti tā, lai būtu intuitīvi un viegli ieviešami, īpaši komandām ar ierobežotām tehniskajām zināšanām. Risinājums ar skaidru, lietotājam draudzīgu saskarni un vienkāršu ieviešanas procesu nodrošina, ka jūsu komanda var ātri sākt gūt labumu no tā, bez nepieciešamības pēc plašas apmācības.

3. Visaptveroša drošība un juridiskā atbilstība

Strādājot ar sensitīviem līgumiem, drošība un atbilstība ir būtiska. Meklējiet platformas, kas piedāvā spēcīgu šifrēšanu, drošas autentifikācijas metodes un tādas funkcijas kā audita pieraksti, lai izsekotu katru parakstīšanas procesa soli. Ir arī svarīgi, lai platforma atbilstu attiecīgajiem tiesiskajiem regulējumiem, piemēram, eIDAS vai ESIGN, atkarībā no jūsu atrašanās vietas. Šīs funkcijas nodrošina, ka jūsu e-paraksti ir juridiski saistoši un ka jūsu dokumenti ir aizsargāti pret neatļautu piekļuvi vai viltošanu.

4. Netraucēta integrācija ar esošajiem rīkiem

Vēl viens svarīgs apsvērums ir tas, cik labi platforma integrējas ar rīkiem, ko jūsu komanda jau izmanto. Neatkarīgi no tā, vai tas ir Microsoft Office, Google Drive vai citas dokumentu pārvaldības sistēmas, e-parakstīšanas platformai vajadzētu netraucēti iekļauties jūsu esošajās darba plūsmās. Integrācijas iespējas, piemēram, tās, ko piedāvā Zapier, var palīdzēt savienot platformu ar plašāku biznesa lietojumprogrammu klāstu, atvieglojot dokumentu pārvaldības procesu racionalizāciju bez nevajadzīgiem traucējumiem.

5. Reāllaika dokumentu izsekošana un statusa pārskats

Efektīvai dokumentu pārvaldībai nepieciešama redzamība par jūsu līgumu statusu. Labs e-parakstīšanas rīks piedāvās reāllaika atjauninājumus par dokumentu progresu, sākot no gaidāmiem parakstiem līdz pabeigtiem nolīgumiem. Skaidrs pārskats par jūsu līgumiem ļauj izsekot termiņiem, sekot līdzi gaidāmajām darbībām un nodrošināt, ka nekas netiek palaists garām.