Sissetulevate lepingute efektiivne organiseerimine

Nii mõneski ärisuhtes võib teie ettevõtte olla see, kellele saadetakse allkirjastamiseks teise poole standardne lepingupõhi ning teil puudub lepingu ettevalmistamise üle kontroll. Ärisuhted, kus ühel poolel on suurem kontroll lepingu ettevalmistamise üle on näiteks tootjate ja edasimüüjate vaheline äritegevus, teenusepakkujad ja kliendid, riigiasutused ja hankes osalevad ettevõtted või töövõtjate ning alltöövõtjate vahelised suhted.

Sellises olukorras peab sissetulevad lepingud hoolikalt üle vaatama ja vajadusel oma õiguste kaitseks õigusnõustajaga nõu pidama. Kindlasti on teatud punktid, mille osas saab läbirääkimiste käigus muudatusi teha, kuid teksti koostamine toimub vastaspoole lepinguhalduse programmis või arvutites. Kui sissetulevate lepingute hulk on väga suur, siis on kasulik omada efektiivset süsteemi nendest lepingutest tulenevate kohustuste üle järje pidamiseks. Selles artiklis vaatame, milliseid nüansse tuleb sissetulevate lepingute puhul eriti hoolikalt silmas pidada ning kuidas Agrello abil saaks kogu protsessi efektiivselt hallata.

Olulised punktid sissetulevate lepingute puhul

Lepinguliste kohustuste õigeaegseks täitmiseks ja oma ettevõtte õiguste kaitsmiseks on sissetulevate lepingute puhul tähtis silma peal hoida lepingutingimustel ning lepingust tulevatel tähtaegadel. Kõige olulisemad aspektid on:

1. Tooted ja teenused. Selles punktis on enamasti kirjeldatud detailid nagu tootekirjeldus, hinnad, kogused, kvaliteedinõuded ning muud spetsiifilised nõuded.
2. Kättetoimetamine ja logistika. Kõik kättetoimetamisega seonduv, sealhulgas kättetoimetamise meetodid, vastutus, ajagraafik, kulud ja muu oluline.
3. Maksetingimused. Määratakse kindlaks maksetingimused, näiteks hinnakujundus, maksetähtajad, makseviisid, kohaldatavad allahindlused, tagasimaksed või trahvid.
4. Turundus ja reklaam. Leping võib sisaldada sätteid seoses turundus- ja reklaamtegevustega, näiteks koostööreklaami programme, brändi suuniseid ja vastutust reklaamkulude eest.
5. Lepingu kestvus ja lõppemine. Määratletakse lepingu kestvus ja tingimused, mille alusel võib lepingu üks pool lõpetada, sealhulgas etteteatamise tähtajad või trahvid.
6. Intellektuaalomand. Käsitletakse intellektuaalomandi küsimusi nagu kaubamärgid, autoriõigused, patendid ja mis tahes litsentsid või kasutusõigused, mis lepingupooltele tagatud on.
7. Konfidentsiaalsus. Leping võib sisaldada sätteid tundliku teabe ja ärisaladuste kaitseks, kirjeldades konfidentsiaalsuskohustusi ja piiranguid teabe jagamisel.

5 sammu efektiivseks lepinguhalduseks

Ettevõtte igapäevase tegevuse sujuvaks toimimiseks on vaja luua efektiivsed protsessid ning tüütu “paberimajanduse” organiseerimine on üks esimesi kohti, millest alustada. Seda eriti juhul kui sissetulevate lepinute maht on suur ning on vaja neist tulenevatel kohustustel silma peal hoida. Siin on mõned näpunäited, kuidas Agrello abiga sissetulevaid lepinuid efektiivsemalt hallata.

Keskne lepinguhaldussüsteem

Efektiivses organisatsioonis peab kindlasti olema kasutusel keskne lepinguhaldussüsteem, mis võimaldab lepinguid luua, allkirjastada ning hoiustada. Digitaalsed lahendused nagu lepinguhaldustarkvara või pilvepõhised platvormid nagu Agrello aitavad seda ellu viia. Füüsilise paberimajanduse asemel peaks kõik sissetulevad lepingud olema digitaalsel kujul lepinguhaldussüsteemis, kus dokumente on lihtne leida ning ligipääsuõiguseid on võimalik hallata vastavalt vajadusele. Sissetulevad lepingud saab Agrello platvormile üles laadida ning sorteerida need kaustadesse, andes asjassepuutuvatele isikutele ligipääsud ning seadistades oluliste tähtaegade jaoks meeldetuletused.

Lepingute organiseerimine

Selleks et lepinguid oleks igal ajahetkel võimalik kiiresti ja vähese vaevaga leida, tuleks mõelda loogilisele struktuurile, mille järgi lepinguid kaustadesse sorteerida. Agrellos on mitmetasandiline kaustade süsteem, mis võimaldab luua kaustu ja alamkaustu näiteks tootekategooriate, teenuste või tarnijate järgi.  Ka standardne dokumentide nimetamise süsteem aitab dokumente läbi otsingu kiiremini leida. Selleks tasuks dokumendi failinimele lisada näiteks tarnija või kliendi nimi, lepingu kuupäev ning lepingu eesmärgi lühikirjeldus. Nii on võimalik vaid dokumendi nime järgi õige leping üles leida.

Rollid ja vastutused

Selgesti määratletud rollid ja vastutused tagavad samuti efektiivse lepinguhalduse. Agrellos saab kaustade ligipääsuõigusi hallata vastavalt teie ettevõtte struktuurile ja vajadusele. Näiteks on müügilepingutele vaja ligi saada müügimeeskonnal, raamatupidajal ja ettevõtte juhatusel. Õiguste haldamisel saab määrata ka selle, kas isikul on õigus selles kaustas olevate lepingupõhjade pinnalt uusi lepinguid luua või on vaja ainult vaataja roll. Kindlate vastutajate olemasolu aitab tagada olukorra, et sissetulevate lepingutega tegeletakse õigeaegselt ning need ei lähe kellegi postkastis kaduma.

Lepingute ülevaatamine

Sissetulevate lepingute tingimused tuleb üle vaadata kohe kui leping kätte saadakse ning analüüsida selle tingimusi. Artikli alguses tõime välja punktid, mille silmas pidamine on kõige olulisem. Sageli kasutatakse selleks õigusnõustajate abi, kuid näiteks Agrello platvormil on kättesaadav ka tehisintellektil põhinev õigusabiline, keda me nimetame Agrello co-driveriks. Laadides kõik oma sissetulevad lepingud koheselt Agrello platvormile on võimalik tehisintellektilt kõnealuse lepingu kohta küsimusi küsida ning AI aitab vastavad punktid lepingust kiirelt üles leida.

Tähtaegadest kinnipidamine

Ülevaade lepingust tulenevate tähtaegade üle on võtmetähtsusega. Olulised on lepingu alguse ja lõputähtaeg, kaupade ja teenuste osutamise ajaline raamistik ja lepingu uuendamise tähtajad ja tingimused. Tähtaegadest mitte kinni pidamine võib kaasa tuua ebameeldivaid kohtuvaidlusi, trahve või muid rahalisi kaotusi. Seetõttu on oluline tähtaegadest kinni pidada ja nende meelespidamiseks on Agrello platvormil võimalik meeldetuletusi lisada, mis enne tähtaja saabumist sündmust e-kirja teel meelde tuletavad.

Kokkuvõte

Sissetulevate lepingute efektiivne organiseerimine aitab ettevõttele säästa väärtuslikku aega ning vältida erinevate ebasoovitavate tagajärgede saabumist. Digitaalsed lahendused, mis annavad kiire ülevaate lepingu sisust ja tähtaegadest on olulised. Samuti peavad dokumendid olema kergesti kättesaadavad kõikidele asjassepuutuvatele isikutele. Kõik see on Agrello platvormil mugavalt tagatud ning lisandväärtust toob ka AI-põhine personaalne assistent, kes lepingutest kõige olulisemad punktid kiirelt üles leiab.

‍