Praktiline teejuht personalispetsialistile: Kuidas mugavamalt iga-aastast töölepingute uuendamist läbi viia?

Iga-aastane töölepingute ülevaatus, ehk salary review on suuremates firmades rutiinne ülesanne, mis viiakse läbi vähemalt korra aastas. Selle osaks on töötaja töötasu suuruse ülevaatamine, kuid muuhulgas tuleb uuendada ka isikuandmeid, mis aasta jooksul on muutunud, näiteks elukoha aadress. Paljud suurfirmad peavad oma töös järgima erinevaid standardeid ja reegleid, mistõttu on ka ametijuhendite korrashoid ja ajakohastamine väga olulisel kohal. Kõik see on personaliosakonna töö ning kui salary review’le mõtlemine muudab su närviliseks, siis oled sa tõenäoliselt personalispetsialist, keda ootab ees hunnik dokumente ja manuaalset tööd. Kogu lepingute ettevalmistamise-uuendamise-allkirjastamise protsessi on aga võimalik Agrello abiga oluliselt kiiremaks ja lihtsamaks muuta.

‍

Põhilised murekohad

Kõige suuremaks murekohaks võib olla ettevõtte töötajate arv ehk uuendamist vajavate töölepingute või lepingulisade suur maht. Mida rohkem töötajaid, seda rohkem nõuab dokumentide ettevalmistamine ja uuendamine aega. Teiseks probleemiks on protsess ise, mis ilmselt toimub suures osas endiselt manuaalselt. Alustades ettevalmistamisest ja väljasaatmisest kuni kõikidelt osapooltelt allkirjade kogumiseni. Kui enne pandeemiat oli töötajatel lihtne kontoris korra personaliosakonnast läbi hüpata ning dokument paberil omakäeliselt allkirjastada, siis peale covidit on suur osa töötajaid jäänudki kodukontoritesse tööle ning seega ei õnnestu kõikidelt füüsilist allkirja kätte saada. Seetõttu on efektiivsem koguda allkirju digitaalselt, kuid ka dokumentide e-kirja teel edasi-tagasi saatmine on väga ajamahukas ning manuaalne ülesanne.

‍

Valmista kõik töölepinud ette ühekorraga

Töölepinguid või lepingu lisasid on Agrello platvormil võimalik luua korraga hulgaliselt, kasutades Agrello hulgi loomise ehk bulk creation funktsionaalsust. Selleks on vaja ette valmistada dünaamiliste täidetavate väljadega lepingupõhjad ning samuti on vaja kõiki töötajate lepingusse minevaid andmeid Exceli tabelis. Erinevatest vanematest personaliprogrammidest, mis uute lahendustega ei ühildu, on reeglina võimalik välja võtta andmeid Exceli kujul ning neid seejärel hulgi loomiseks kasutada. Kui kõiki andmeid kohe samale Exceli lehele ei õnnestu saada, siis on soovituslik erinevatest Exceli tabelitest sobilik fail kokku panna.

Tihti erinevad töölepingud osakondade või ametikohtade põhiselt ning sellisel juhul tuleb ette valmistada mitu erinevat lepingupõhja ning erinevate töötajate andmeid lepingupõhja põhiselt erinevatel Exceli lehtedel hoida.

Jäta mõned väljad töötajale täitmiseks

Kui sa ei ole kindel, kas töötaja andmed on aasta jooksul muutunud - kas ta on näiteks kolinud või abiellunud, siis selle asemel, et neid andmeid eraldi täpsustama hakata, on sul võimalik Agrello platvormil määrata teatud väljade täitjaks näiteks töötaja. Sellisel juhul ei saa dokumenti enne allkirjastada, kui väli on täidetud. Et kõik sujuks, siis võib viimaseks allkirjastajaks olla ettevõttepoolne esindaja ning tema võiks allkirjastamist alustada paar päeva peale dokumentide väljasaatmist.

Selge ülevaade töölepingute staatusest

Kogu protsessist annavad parema ülevaate teavitused. Dokumentide ettevalmistaja saab teavituse iga allkirjastamise kohta ning töölaua vaatest on näha lepingu progress. Enam ei ole vaja allkirjade kogumise üle eraldi Exceli tabelis järge pidada, sest kogu protsessist on otsekohene ülevaade. Edukalt allkirjastatud lepingud liiguvad “Signed” staatusesse ning veel allkirjastamata lepingud on kenasti näha “In Progress” tulbas. Vastavalt vajadusele on personalispetsialistil võimalik osapooltele allkirjastamist meelde tuletada ning seeläbi kõik allkirjad õigeaegselt koguda. Agrellos saab anda kvalifitseeritud digiallkirja kõikide Eestis kasutusel olevate digiallkirjastamise vahenditega ehk valikus on Smart-ID, Mobiil-ID või ID-kaart.

Kokkuvõte

Kasutades ülaltoodud funktsionaalsusi on võimalik vähendada manuaalse töö osakaalu töölepingute uuendamise protsessis ning seeläbi tulemuseni jõuda kiiremini. Jääb ära iga-aastane peavalu ja ärevus ning vabanenud ressurssi saab kasutada millegi meeldivama jaoks. Agrello ei ole mõeldud ainult sellise mahuka protsessi optimeerimiseks nagu seda on iga-aastane töölepingute uuendamine. Lisaks sellele on Agrellot võimalik kasutada läbi kogu aasta mugavamaks töölepingute sõlmimiseks uute töötajatega, sest ükskord ettevalmistatud lepingupõhjad on mugavalt ühes kohas ning tühjad väljad saab jätta uuele töötajale täitmiseks. Ka allkirjastamine ja hoiustamine toimub ühes keskkonnas, seega on ajaline võit garanteeritud.

‍

‍