Līgumu parakstīšanas māksla: darījuma noslēgšana bez piepūles

Vai līguma parakstīšana ir visvieglākais vai visgrūtākais līguma dzīves cikla posms? Kādi paraksti ir pieejami un kā tos izvēlēties? Kā mēs varam padarīt parakstīšanu ērtu visiem?

No vienas puses, līguma parakstīšanu var uzskatīt par visvieglāko posmu, jo tas parasti ir procesa pēdējais solis. No otras puses, līguma parakstīšana dažos gadījumos var tikt uzskatīta arī par visgrūtāko posmu. Ja puses nav spējušas vienoties par noteiktiem nosacījumiem vai ja dokumentā ir pēdējā brīža izmaiņas, līguma pabeigšanas un parakstīšanas process var kļūt sarežģīts un laikietilpīgs. Ja iesaistīti vairāki parakstītāji, parakstīšanas procesa koordinēšana un pārliecināšanās, ka visas puses ir parakstījušas, arī var būt izaicinoša.

Šajā ceturtajā rakstā no mūsu Līgumu dzīves cikla pārvaldības (CLM) sērijas mēs izpētīsim visas šīs tēmas un izcelsim dažus veidus, kā jūs varat viegli noslēgt savus darījumus.

Līgumu parakstīšanas nozīmes izpratne

Līguma parakstīšana, iespējams, ir vissvarīgākais darījuma posms. Tas ir brīdis, kad puses liek pildspalvu uz papīra (vai dažas reizes noklikšķina ar peli) un padara darījumu galīgu.

Līguma parakstīšana nozīmē, ka puses piekrīt būt juridiski saistītas ar līguma noteikumiem. Lai sniegtu dažus piemērus, tas varētu nozīmēt preču iegādi, mājas pirkšanu vai darba attiecību uzsākšanu, lai nosauktu tikai dažus.

Tāpēc ir ļoti svarīgi, lai parakstīšanas process tiktu labi pārvaldīts un neviena puse netiktu aizmirsta vai neizkritītu cauri.

Līguma parakstīšana: Visvieglākais vai visgrūtākais posms?

Mēs esam vienojušies, ka līguma parakstīšana ir vissvarīgākais līguma posms.

Bet vai tas ir visvieglākais vai visgrūtākais posms?

Daži teiktu, ka tas ir visvieglākais posms. Tas ir tāpēc, ka tagad viss sarežģītais darbs ir pabeigts. Līgums ir uzrakstīts tā, ka abas puses ir apmierinātas, visi punkti ir apstiprināti, un jurista pārbaude ir pabeigta. Tagad atlicis tikai viens solis, lai to visu padarītu oficiālu - parakstīšana.

Tomēr tas var kļūt problemātiski, kad sākat domāt par to, kā parakstīt. Īpaši, ja ir iesaistīti vairāki parakstītāji vai starptautiskas puses.

Šeit, Igaunijā, tipiskais veids būtu nosūtīt digitāli parakstītu konteineru DigiDoc lietotnē pa e-pastu un turpināt parakstīšanu no turienes. Citi var dot priekšroku tradicionālajam papīram un pildspalvai vai elektroniskajai parakstīšanas platformai.

Tātad var kļūt diezgan sarežģīti izlemt, kā parakstīt un kādu metodi izmantot līguma parakstīšanai. Tas var ātri kļūt pārslogojošs un grūts.

Tāpēc - sadalīsim to pa daļām.

Pieejamie parakstu veidi

Mēs iepriekš minējām, ka ir pieejami dažādi parakstu veidi, bet aplūkosim, ko tie visi patiesībā nozīmē.

Mitrās tintes paraksts (jeb papīrs un pildspalva) ir diezgan pašsaprotams. Bet tas ir tad, kad puses sēž un paraksta fizisku papīru. Šai metodei ir savas priekšrocības, proti, ja parakstītāji visi atrodas vienā telpā un redz viens otru parakstām, tad tas ir pārbaudāms un neapšaubāms, ka viņi ir parakstījuši.

Tomēr šī metode kļūst nedaudz sarežģīta, īpaši ja jums ir puses, kas paraksta dažādās valstīs. Tad, iespējams, jums būs jāizmanto pasta pakalpojumi, lai nosūtītu dokumentu, kas ir ļoti laikietilpīgi un izmaksā daudz degvielas un rada oglekļa emisijas. Turklāt, sūtot sensitīvus dokumentus pa pastu, līgums tiek pakļauts riskam pazust vai tikt pārtverts.

Pārejot uz digitālajiem parakstu veidiem. Vai jūs zinājāt, ka elektroniskie paraksti (e-paraksti) un digitālie paraksti patiesībā ir atšķirīgas lietas?

E-paraksts ir jebkurš elektronisks simbols vai process, kas saistīts ar līgumu, ko ieinteresētā puse plāno parakstīt. Tā galvenais mērķis ir parakstīšanas nolūks. Tas var būt kāda elektroniska autorizācijas forma, piemēram, peles klikšķis kaut kur elektroniskajā dokumentā vai uz tā.

Digitālais paraksts ir unikāla digitāla īpašība, kas nāk ar parakstīšanas sertifikātu. Šis sertifikāts pārbauda dokumenta parakstu un unikāli identificē un saista parakstītāju un dokumentu kopā. Digitālais paraksts parāda dokumenta autentiskumu un avotu, nodrošina, ka pēc parakstīšanas dokumentā nav veiktas izmaiņas, un apstiprina parakstītāja identitāti.

Tie abi ir ērti parakstīšanas veidi, jo parasti tie prasa tikai dažus klikšķus uz datora. Tie ir arī lielisks risinājums līgumiem, kas jāparaksta pusēm dažādās valstīs. Nav nepieciešams sūtīt līgumus pa pastu, tie tiek nosūtīti pa e-pastu vai tiek izmantota e-paraksta platforma, lai izsūtītu uzaicinājumus.

Pareizā paraksta izvēle

Iepriekš mēs runājām par dažādiem parakstu veidiem, ko varat izmantot. Bet kā izvēlēties pareizo savam līgumam?

Nu, tas attiecas uz divām lietām: pirmkārt, kas ir juridiski derīgs jurisdikcijā, uz kuru attiecas līgums, un otrkārt, līguma veids.

Rokraksta paraksti parasti ir derīgi visās jurisdikcijās un visu veidu līgumiem. (bet vispirms pārbaudiet pie jurista).

Tomēr, ņemot vērā to tehnisko dabu, digitālajiem parakstiem ir daži papildu noteikumi un regulas.

ES elektroniskos un digitālos parakstus regulē eIDAS (elektroniskā IDentifikācija, Autentifikācija un uzticamības pakalpojumi) regulas. Šīs regulas nosaka trīs digitālo parakstu līmeņus.

1. Vienkāršie elektroniskie paraksti ir tie, kuriem nepieciešama maza pārbaude, piemēram, parakstīšanās caur e-pastu.
2. Uzlabotie elektroniskie paraksti uzticami identificē parakstītāju un veido unikālu saikni starp parakstu un parakstītāju.
3. Kvalificētie elektroniskie paraksti ir augstākā līmeņa paraksti. Tie ir līdzvērtīgi rokraksta parakstam, jo tos atbalsta valdības ID forma un pārbauda uzticamības pakalpojumu sniedzējs.

Ir ļoti svarīgi pārbaudīt pie jurista, kādus parakstu veidus jūsu konkrētā jurisdikcija ES atļauj noteiktiem līgumu veidiem, lai tie būtu derīgi. Piemēram, Igaunijā darba līgumiem drīkst izmantot tikai kvalificētos elektroniskos parakstus.

Padomi vieglākai līgumu parakstīšanai

Kā mēs minējām iepriekš, līguma parakstīšanas procesa padarīšana ērtu un vieglu visām pusēm var būt sarežģīta. Tomēr ar šiem padomiem mēs ceram dalīties ar dažām stratēģijām, lai padarītu līguma parakstīšanas procesu par visvieglāko, nevis visgrūtāko procesa posmu.

1. padoms: Komunikācija

Laba komunikācija starp jums un jūsu parakstītājiem, un ieinteresētajām pusēm ir izšķiroša. Laba komunikācija nodrošina, ka visi ir vienā lapaspusē attiecībā uz to, kad līgums ir apstiprināts. Tas arī nodrošina, ka visi zina, kā viņi parakstīs līgumu un ar kādu tiešsaistes platformu, ja jūs tādu izmantojat.

2. padoms: Izveidojiet skaidrus procesus

Rīki un sistēmas ir tikai tik labas, cik labi ir procesi, uz kuriem tās balstās. Padomājiet par to, kam pieder katra līguma procesa daļa jūsu uzņēmumā. Kas ir tie cilvēki, kuriem jābūt informētiem par parakstīšanas procesu? Vai ir daži cilvēki, kas ir kritiski svarīgi parakstīšanas veiksmei, bet paši nav parakstītāji? Kurš būs atbildīgs par procesu kopumā? Pirms jebkāda rīka izmantošanas ir svarīgi domāt par šīm lietām.

3. padoms: Izmantojiet digitālo parakstīšanas rīku

Kad tas ir piemēroti, digitāla rīka izmantošana līgumu parakstīšanai un pārvaldīšanai var ietaupīt daudz laika un stresu. Piemēram, Agrello ietvaros jūs varat viegli izveidot savus dokumentus. Pēc tam jūs varat uzaicināt savas puses parakstīt. Viņi saņems ērtu e-pastu savās pastkastēs un varēs ātri un viegli parakstīt. Agrello ir dažādas iespējas. Jūs varat parakstīt ar Smart-ID Igaunijā, Latvijā un Lietuvā un Mobile-ID Igaunijā un Lietuvā. ID karte ir arī iespēja Baltijas valstīs, kā arī Horvātijā un Beļģijā. Turklāt jums ir iespēja izmantot Agrello parakstu. Tas ir digitāls paraksts, kas ir saistīts ar jūsu e-pasta ID. Pēc parakstīšanas jūs varēsiet darīt dažas interesantas lietas, piemēram, iestatīt atgādinājumus (bet tas ir mūsu nākamajā daļā).

4. padoms: Integrējieties ar citām sistēmām

Mūsdienu digitālajā pasaulē ir svarīgi, lai sistēmas būtu savienotas. Īpaši tāpēc, ka tas ietaupa daudz laika un manuāla darba. Agrello ir daudzas savienojuma iespējas ar citām lietotnēm, izmantojot Zapier. Piemēram, jūs varat izveidot Zap, kas automātiski nosūta jūsu parakstītos līgumus uz Google Drive mapi.

Secinājums

Līguma parakstīšanai nav jābūt visgrūtākajam līguma dzīves cikla posmam. Ja jūs labi komunicējat ar savām pusēm, izvēlaties pareizo parakstīšanas metodi savam līgumam un efektīvi ieviesiet digitālos rīkus, tas patiesībā var kļūt par visvieglāko daļu.

Nākamajā šīs sērijas daļā mēs apskatīsim pēc-