Lielākie izaicinājumi, ar ko komandas saskaras, ieviešot jaunus digitālos rīkus
Pārskats par lielākajiem izaicinājumiem, ar kuriem komandas var saskarties pirms jauna digitālā rīka ieviešanas.
Mēs visi zinām, cik laikietilpīgi un izaicinoši var būt sākt kaut ko jaunu. Vēl grūtāk ir ieviest jaunu rīku vai procesu komandā, jo katram ir savi paradumi un uzskati. Tomēr pārmaiņas bieži ir nepieciešamas, lai nodrošinātu, ka esošais process nekļūst par šķērsli tālākai attīstībai.
Darbs ar dokumentiem būtiski mainījās, kad papīra darbus nomainīja digitālā dokumentu pārvaldība. Līdz šim mēs lielākoties esam pieraduši rīkoties ar dokumentiem digitāli, kā arī tos digitāli parakstīt, taču dažkārt sākotnējā inovācija palēninās, un jaunus atjauninājumus un uzlabojumus procesā ir grūti ieviest.
Šajā rakstā mēs sniegsim pārskatu par lielākajiem izaicinājumiem, ar kuriem komandas var saskarties pirms jauna digitālā rīka ieviešanas.
Ir jābūt problēmai
Pirmais solis ir atzīt, ka pastāv problēma, un tas parasti ir motivators, kas sāk jauna rīka meklēšanu. Piemēram, ja kādi ikdienas uzdevumi prasa pārāk daudz cilvēkresursu vai process šķiet neefektīvs. Ja jūs izmantojat laika uzskaites programmatūru un jums ir labs pārskats par to, cik daudz laika tiek patērēts noteiktam uzdevumam, jūs ātrāk atradīsiet problēmu.
Līgumu gadījumā galvenā problēma parasti ir līgumu sagatavošanai patērētais laiks. Ja līgumi jāsagatavo katru dienu un tas parasti tiek darīts, izmantojot kopēšanas-ielīmēšanas metodi, ir lielāka iespēja, ka notiks kļūdas, un atkārtots uzdevums darbiniekam ir arī ļoti demotivējošs. Vienkāršākais risinājums, lai samazinātu līgumu sagatavošanas laiku, ir atrast veidus, kā automatizēt procesu.
Agrello ļauj komandām pārvērst savus līgumu paraugus par atkārtoti izmantojamām un aizpildāmām veidnēm Agrello platformā. Komanda var izveidot līgumus, neizejot no tīmekļa pārlūka. Pastāv arī vairāku līgumu vienlaicīgas izveides iespēja, kad vienlaikus jāizveido vairāki līgumi. Ar šīm funkcijām jūs varat ietaupīt daudz vērtīga laika.
Pārāk daudz dažādu rīku
Mūsdienās tirgū ir pieejami daudzi dažādi rīki gandrīz katrai iespējamai problēmai vai procedūrai. Dokumenti un līgumi visbiežāk joprojām tiek veidoti, izmantojot Microsoft Word, kas ir pierādījis sevi kā drošu un uzticamu risinājumu. Citiem uzdevumiem komandas var izvēlēties to, kas tām vislabāk piemērots - piemēram, Google Drive vai Dropbox ir populāras izvēles dokumentu glabāšanai; komandu saziņa notiek Slack vai MS Teams; un pārdošanas procesi Pipedrive vai Salesforce.
Tā kā katrai komandai ir daudz dažādu rīku, var būt grūti vai laikietilpīgi pielāgoties un sākt izmantot jaunu. Tāpēc ir svarīgi, lai jauns rīks būtu viegli lietojams un saderīgs ar citiem rīkiem.
Agrello var savienot ar dažādiem rīkiem, izmantojot Zapier integrācijas, un ir iespējams izveidot pielāgotus darbplūsmas, kas atbilst jūsu vajadzībām. Patiesi noderīgs rīks aptver vairākas procesa daļas. Agrello piedāvā ērtus veidus komandu sadarbībai un bez piepūles aptver līgumu sagatavošanu, digitālo parakstīšanu un glabāšanu.
Trūkst vadības ieviešanā
Pārmaiņas bieži ir grūti ieviest un prasa aktīvu vadību un atbalstu. Līderis šajā gadījumā varētu būt uzņēmuma vadītājs, komandas vadītājs vai ambiciozs darbinieks, kas meklē iespējas strādāt gudrāk, nevis smagāk. Svarīga ir domāšanas maiņa, ka viss jaunais var radīt grūtības un neērtības, un tās aizstāšana ar vēlmi eksperimentēt.
Parakstot dokumentus ar biznesa partneriem, kas ir lielāki vai stabilāki nekā jūs, viņi var būt tie, kas lemj, kā un kur dokumenti tiek parakstīti un glabāti. Jūs vienmēr varat mēģināt virzīt viņus uz ērtāku risinājumu, vai pat ja tas nedarbojas, jūs joprojām varat augšupielādēt parakstītos dokumentus Agrello glabāšanas nolūkos un nodrošināt, ka jūsu komanda ir informēta.
Neatkarīgi no tā, ar kādiem izaicinājumiem jūsu komanda var saskarties, Agrello ir uzticams partneris dokumentu pārvaldības jomā. Sazinieties ar mums, un mēs varam palīdzēt izveidot visefektīvākās darbplūsmas jūsu komandai.
