Kuidas vältida lepinguhaldusega seotud riske?

Lepingud on kõikide ärialaste suhete aluseks ning nendega kaasneb palju rohkemat kui ainult sõlmitud kokkulepe. Alustades läbirääkimistest, kuni lepingute täitmiseni on lepinguhaldus läbiv teema, mis tagab nende ärisuhete kvaliteedi ja elujõu. Kuid lepinguhaldusega kaasneb ka omajagu riske, mis vajavad tähelepanu selleks, et kaitsta ettevõtte huve ja arendada püsivaid partnerlussuhteid koostööpartneritega.  

Tavapärased lepinguhalduse riskid

Toome välja mõned kõige tavapärasemad lepinguhaldusega kaasnevad riskid, mida ettevõtted peaksid silmas pidama.

Mittetäielikud või ebatäpsed lepingud

Levinuim lepinguhalduse risk on ebatäpsete või mittetäielike lepingute loomine. On inimlik, et vahetevahel võib midagi olulist lepingu tekstist välja ununeda. Lepingud, millel puuduvad põhitingimused või mille sõnastus on vastuoluline, võivad aga põhjustada tülikaid vaidlusi ja juriidilisi probleeme.

Eeskirjade mittejärgimine‍

Nõuetele mittevastamisel võivad olla märkimisväärsed tagajärjed. Kui leping rikub kehtivaid seadusi, muutub see kehtetuks ja kaotab täitmisele pööratavuse. Asjaomastel osapooltel ei ole selle tingimuste alusel enam seaduslikke õigusi ega kohustusi. Seaduste täieliku järgimise tagamine on kehtivuse säilitamiseks ja kõigi osapoolte huvide kaitsmiseks ülioluline.

Ebaefektiivne suhtlus poolte vahel

Tõhus suhtlus läbi kokkulepitud suhtluskanalite on kogu lepinguhaldusprotsessi vältel ülioluline. Ebaefektiivse suhtluse tõttu võib läbirääkimistel ja ka hilisemal lepingu täitmisel kaasneda arusaamatusi, viivitusi ja muid probleeme, mis võivad lepingu täitmist ja ärisuhteid negatiivselt mõjutada.

Ebapiisav ülevaade lepingutingimustest

Pärast lepingu sõlmimist algab tegelikult kõige olulisem osa, milleks on lepingu täitmine ja seejuures on oluline jälgida täpselt lepingus kokku lepitud tingimusi ning tähtaegu. Selle tegemata jätmine võib põhjustada lepingu rikkumisi ja muid probleeme nagu näiteks leppetrahvid. Samuti võib tähtaja möödumisel jääda leping õigeaegselt uuendamata ning tuua kaasa uue lepingu sõlmimise kehvematel tingimustel.

‍

Kuidas maandada lepinguhalduse riske?

Nende riskide käsitlemiseks ja minimeerimiseks on ettevõtetel soovitatav rakendada tõhusaid lepinguhalduse strateegiaid. Siin on mõned näpunäited, kuidas lepingutega seotud riske maandada.

Lepingupõhjade standardiseerimine

Efektiivseks lepingute ettevalmistamiseks ja sõlmimiseks ning vigade vähendamiseks on ettevõtetel soovitatav rakendada standardiseeritud ja kooskõlastatud lepingupõhjasid. Lepingupõhjad on väärtuslikud tööriistad, mis aitavad kiiresti ja täpselt koostada standardtingimustel lepinguid. Üheks võimaluseks on lepingupõhjad üles laadida Agrello lepinguhalduse platvormile, kus lepingupõhjad on kõikidele lepingute ettevalmistamisega tegelevatele isikutele kättesaadavad ning neid saab korduvkasutada. Selliste lepingupõhjade kasutuselevõtuga saavad organisatsioonid protsessi kiirendada, vältida vigu ja maandada võimalikke riske.

Nõuetele vastavuse tagamine

Nõuetele vastavus on lepingu oluline nurgakivi. Selleks, et leping oleks vettpidav, peab see vastama ka seadusest tulenevatele nõuetele. Vältimaks erinevate õigusalaste probleemide tekkimist, on asjakohane konsulteerida õigusekspertidega. Eriti oluline on see näiteks rahvusvaheliste lepingute korral.

Efektiivne suhtlus

Selge ja tõhus suhtlus on kogu lepinguhaldusprotsessi vältel ülioluline. See hõlmab regulaarset suhtlust kõigi lepingu osapoolte vahel läbi kokkulepitud suhtluskanalite. Ainult nii saab kindel olla, et kõik osapooled on "ühel lainel" ja samas infoväljas.

Järelevalve lepingu täitmise üle

Lepingu järgimise tõhusaks monitoorimiseks tuleks ettevõttel välja töötada sujuvad protsessid. See tähendab näiteks, et lepingust tulenevate tähtaegade kohta on seatud meeldetuletused, info on kõigile kättesaadav ja ei ole kellegi isikliku postkasti kaduma läinud ning kohustusi täidetakse vastavalt lepingutingimustele. Paljud ettevõtted on leidnud, et lepingu elutsükli haldamise tööriistad, nagu Agrello, on selle protsessi toetamisel kasulikud ja võimaldavad efektiivset ülevaadet.

Kokkuvõte

On oluline, et ettevõtted mõistaksid lepinguhaldusega seotud riskide tähelepanuta jätmise võimalikke tagajärgi. Tagajärjed võivad olla kaugeleulatuvad, näiteks nagu kaotatud potentsiaalsed ärivõimalused ja ettevõtte maine kahju või materiaalselt tuntavad rahalised leppetrahvid. Lahendus nende riskide maandamiseks on aga lihtsam, kui võib tunduda. Võttes kasutusele lihtsustatud lepingu elutsükli haldamise lähenemisviisi, saavad ettevõtted nende väljakutsetega tõhusalt toime tulla. Seega, ärge laske lepinguhaldusega seotud keerukusel end tagasi hoida. Võtke meiega ühendust ja räägime, kuidas Agrello lihtsustatud lepingute haldamise lahendus võib just teie ettevõttele kasu tuua.

‍

Harry Käsk

harry@agrello.io