Kuidas PROTO avastuskeskuse personalitiim muutis lepingute halduse lihtsaks ja stressivabaks

PROTO avastuskeskus ja nende teekond lihtsama töökorralduseni

PROTO avastuskeskus on koht, kus teadus ja loovus kohtuvad – põnev keskkond, mis kutsub nii lapsi kui täiskasvanuid avastama, katsetama ja õppima. Selle kõige taga töötab meeskond, kelle igapäevane ülesanne on tagada, et keskuse tegevused kulgeksid sujuvalt – alates külastuskogemusest kuni töötajate ja koostööpartnerite lepinguteni välja.

Personaliosakonnal on selles kõiges keskne roll. Nende vastutada on kümnete lepingute koostamine ja haldamine – uute töötajate töölepingud, koostöölepingud, hooajaliste töötajate dokumendid ja palju muud.

Kuigi PROTO on tuntud oma uuendusliku ja tehnoloogiat väärtustava lähenemise poolest, oli lepingute haldus seni aeganõudev ja manuaalne protsess. Iga dokument tuli koostada eraldi, jälgida Exceli tabelites, kes on juba allkirjastanud ja kellele tuleb veel meeldetuletus saata.

Nagu paljudel teistelgi organisatsioonidel, muutus ka PROTO personalitiimi jaoks dokumentide haldamine ajamahukaks ja närvesöövaks tööks. Just sealt algas nende otsing lahenduse järele, mis muudaks selle kõik lihtsamaks, läbipaistvamaks ja stressivabamaks.

Igapäevased väljakutsed lepingutega personalitöös

Personalitöö “paberimajanduse” osa on sageli nähtamatu protsess, mis hoiab organisatsiooni igapäevase tegevuse koos. Kuskil taustal sünnivad töölepingud, koostöölepped ja muud dokumendid, mis tagavad, et inimesed saaks keskenduda oma põhitegevusele. Kuid see töö kätkeb endas palju korduvat, detailset ja vastutusrikast tööd.

‍

Tüüpiline personalijuht või -spetsialist peab igapäevaselt:

• koostama ja kohandama lepinguid,
  
• jälgima, et kõik andmed oleksid korrektsed (isikukoodid, pangakontod, ametinimetused),
  
• saatma dokumente õigetele osapooltele,
  
• pidama ülevaadet, kes on allkirjastanud ja kes vajab meeldetuletust,
  
• arhiveerima allkirjastatud lepingud.
  

Kui need sammud toimuvad manuaalselt – Wordi mallide, e-kirjade ja Exceli tabelite abil –, muutub tööaeg kiiresti killustatuks ja stressirohkeks. Väikseimgi viga võib tähendada viivitusi, parandusi ja segadust.

See on tuttav olukord paljudele personalijuhtidele, kes sarnaselt PROTO personalitiimile tunnevad, et töövoog on justkui lõputu kontrollimise ja järeltegevuste ring.

Selline töökorraldus ei ole mitte ainult ajamahukas, vaid võtab ka energiat. Tulemuseks on olukord, kus personalitöö strateegilised eesmärgid – nagu inimeste arendamine, hea töökultuuri kujundamine ja meeskonna toetamine – jäävad sageli tagaplaanile, sest igapäevased tehnilised ülesanded lihtsalt neelavad kogu aja.

Esimesed sammud Agrelloga

Kui PROTO personalitiim otsis viisi, kuidas oma lepingute haldust lihtsustada, oli eesmärk selge: lahendus peab olema lihtne, turvaline ja kiiresti kasutusele võetav, ilma et oleks vaja kaasata IT-osakonda või keerukaid süsteeme.

Just sel hetkel jõuti Agrello juurde.

Agrello pakkus kõike, mida PROTO personalitiim vajas – selget ja loogilist töövoogu, kus kogu lepingute elutsükkel toimub ühes keskkonnas: alates koostamisest kuni allkirjastamiseni. Kõik vajalik oli olemas ilma liigsete lisafunktsioonideta, mis muudaks süsteemi keeruliseks.

Esimene kogemus Agrelloga oli lihtne ja sujuv. Juba lühike koolitus- või sisseelamissessioon andis personalitiimile kindluse, et nad saavad platvormi iseseisvalt kasutada. Agrello kasutajaliides tundus intuitiivne ja tuttav – justkui mõeldud inimestele, kes soovivad keskenduda sisule, mitte tehnilistele nüanssidele.

Erilise väärtusena tõi PROTO personalijuht esile Agrello klienditoe. Olgu tegemist e-kirja või telefonikõnega – abi tuli alati kiiresti, sõbralikult ja asjalikult. Küsimused said vastused ning mis kõige olulisem, kliendina tekkis tunne, et sind oodatakse ja sind võetakse tõsiselt.

“Sooviksin eriti esile tõsta kliendituge – sõltumata sellest, kas eelistad kirjavahetust või vanakooli telefonikõnet, saad abi alati kiiresti ja sõbralikult. Kõik küsimused saavad vastuse ja nõu antakse rõõmuga, selgelt ja arusaadavalt,” kirjeldas PROTO personalijuht Ina Tepp.

Agrello tõestas end seega mitte ainult kui tööriist, vaid kui partner, kelle eesmärk on toetada oma kliente igal sammul. See lähenemine sobitus täpselt PROTO väärtustega – selgus, koostöö ja inimlikkus.

Tulemused: lihtsam, selgem ja rahulikum tööpäev

Muutus oli tunda kohe. Kui varem kulus lepingute koostamisele, jälgimisele ja meeldetuletuste saatmisele märkimisväärne osa tööpäevast, siis Agrelloga muutus kogu protsess sujuvaks ja läbipaistvaks.

Kõik lepingud on nüüd ühes keskkonnas, kus on selge ülevaade:

• kes on dokumendi saanud,
  
• kes on selle juba allkirjastanud,
  
• ja kellele tuleb veel meeldetuletus saata.
  

Enam ei teki olukordi, kus tuleb sirvida lõputuid Exceli tabeleid või e-posti lõime, et mõista, mis seisus mingi leping parasjagu on. Kogu info on nähtav hetkega.

Lisaks muutus dokumentide koostamine oluliselt kiiremaks. Tänu mallide kasutamisele ja andmete ühendamisele Excelist saab personalijuht koostada suure hulga lepinguid korraga, vähendades käsitsi sisestamise riske.

See tähendab vähem vigu – ei eksita enam isikukoodide, nimede ega pangakontonumbritega.

“Lepingute koostamine ja haldamine on nüüd palju lihtsam – kõik on loogiliselt üles ehitatud ja kasutajasõbralik. Ei pea enam muretsema, kas andmed on õiged või kellele on leping juba saadetud. Kõik toimub sujuvalt ja läbipaistvalt,” kinnitas Ina Tepp.

Töö muutus mitte ainult kiiremaks, vaid ka rahulikumaks. Personaliosakond ei pea enam muretsema, kas mõni allkiri jäi vahelt või kas keegi unustas dokumendi tagasi saata. Agrello annab kindluse, et kõik vajalikud sammud toimuvad automaatselt ja õigeaegselt.

Lisaks säästab uus töökorraldus väärtuslikku aega – aega, mida saab nüüd suunata olulistele personalitöö eesmärkidele, nagu uute töötajate toetamine ja meeskonnakultuuri arendamine.

„Agrello kasutuselevõtt oli selle aasta parim otsus personalitöö korralduse mõttes,“ võtab Ina Tepp kogemuse kokku. „See on teenus, mis teeb igapäevase töö päriselt lihtsamaks.“

Ja ehk kõige tabavamalt kirjeldab seda muutust üks lause, mis jäi meelde pärast intervjuud Inaga: „See on tohutu võit nii närvidele kui ajale.“

Õppetunnid ja soovitused teistele personalitiimidele

PROTO kogemus näitab hästi, et tõhus personalitöö ei sõltu ainult oskustest ja pühendumusest, vaid ka õigetest töövahenditest. Kui dokumendihaldus muutub liiga ajamahukaks ja manuaalseks, võtab see fookuse ära kõige olulisemalt – inimestelt.

Alljärgnevalt kolm peamist õppetundi, mille PROTO personalitiim oma kogemusest kaasa võttis ja mida iga personalijuht võiks kaaluda:

1. Lihtsus on kõige suurem võit

Digilahendus ei pea olema keeruline, et olla tõhus. Vastupidi – mida intuitiivsem ja kasutajasõbralikum on tööriist, seda kiiremini see päriselt kasutusele võetakse. Agrello võlu PROTO tiimi jaoks seisnes just selles, et kasutajaliides oli loogiline, tuttav ja ei nõudnud eraldi IT-tuge. Kõik vajalik toimis kohe.

2. Selgus vähendab stressi

Kui iga lepingu staatus on ühe pilguga nähtav, kaob ära pidev vajadus kontrollida, helistada ja järele uurida. Selge ülevaade loob kindlustunde ning vähendab oluliselt tööpinget, mis kaasneb manuaalse jälgimise ja kontrollimisega. See omakorda suurendab töörahulolu ja võimaldab personalitiimil keskenduda sisulisematele teemadele – näiteks töötajate heaolule ja arengule.

3. Tugi ja partnerlus on sama olulised kui tehnoloogia

PROTO personalijuht rõhutas korduvalt, et Agrello klienditugi on üks platvormi tugevaimaid külgi. Kiire, sõbralik ja asjatundlik tugi annab kindluse, et üksi ei jääda. See on väärtus, mida sageli alahinnatakse – aga just inimlik ja koostöine suhtlus teeb tehnoloogilisest tööriistast usaldusväärse partneri.

PROTO kogemus on ehe näide sellest, et väiksemgi muudatus tööprotsessis võib tuua suurt leevendust. Automatiseerimine ja digilahendused ei pea olema suured ja kulukad süsteemid – vahel piisab ühest lihtsast tööriistast, mis sobitub olemasolevasse töövoogu loomulikult ja aitab igapäevast stressi vähendada.

Agrello: lihtsus, mis loob väärtust

PROTO avastuskeskuse kogemus tõestab, et suurimad muudatused ei sünni alati keerukate süsteemide juurutamisest, vaid lihtsate ja läbimõeldud lahenduste leidmisest. Agrello tõi PROTO personalitöödesse selguse ja rahu – mitte ainult ajasäästu, vaid ka kindlustunde, et kõik vajalik liigub õigel ajal ja õiges suunas.

Selline muutus annab jõudu keskenduda sellele, mis päriselt loeb – inimestele, meeskonnale ja nende arengule.

Agrello eesmärk ongi toetada organisatsioone just selliste sammudega. Meie usk on, et tehnoloogia peaks alati teenima inimest, mitte vastupidi. Sellepärast loome tööriistu, mis on loogilised, kergesti omaks võetavad ja usaldusväärsed – nii nagu need olid PROTO personalitiimile.

Kui töövood muutuvad lihtsamaks, tekib ruumi hingata, mõelda ja kasvada.

Ja see ongi Agrello tegelik väärtus – mitte ainult digiallkirjastamise tööriist, vaid partner, kes aitab organisatsioonidel töötada rahulikumalt, selgemalt ja targemalt.

___

KKK 

Mis on lepingute haldus ja miks see on personalitöös oluline?

Lepingute haldus tähendab kõiki tegevusi, mis on seotud lepingute loomise, haldamise, jälgimise ja arhiveerimisega. Efektiivne lepingute haldus aitab vähendada vigu ja ajakulu ning suurendab töövoo läbipaistvust.

Kuidas Agrello aitab personalitiimil lepingute haldust lihtsustada?

Agrello võimaldab luua, saata ja allkirjastada lepinguid kõik ühes süsteemis. See tähendab vähem manuaalset tööd ja rohkem selgust kogu protsessi jooksul.

Kas Agrello kasutamine vajab IT-oskusi või koolitust?

Ei vaja. Agrello on loodud kasutajasõbralikuks – süsteem on intuitiivne ning enamik kasutajaid saab selle omandatud lühikese juhendamisega.

Milliseid lepinguid saab Agrelloga hallata?

Agrelloga saab hallata töölepinguid, koostöölepinguid, hooajaliste töötajate dokumente ja muid personaliga seotud lepinguid.

Kuidas aitab Agrello vähendada vigu lepingute koostamisel?

Tänu mallidele ja Excel-integratsioonile välditakse käsitsi sisestamise vigu. Süsteem tuvastab puuduvad andmed ning annab kiire ülevaate lepingu staatusest.

Kas Agrello sobib ainult suurettevõtetele?

Ei. Agrello sobib hästi nii väikestele kui ka suurtele organisatsioonidele, kes soovivad muuta lepingute halduse lihtsamaks ja läbipaistvamaks.

‍