Kuidas luua ja kasutada Microsoft Wordi malle Agrellos allkirjastatavate dokumentide loomiseks?

Meie töövoog algab Wordis, kus meil tavaliselt on märgitud need kohad lepingus, mis lähevad iga kord muutmisele. Näiteks siin on need X-idega märgitud. Selleks, et muuta need Agrellos täidetavaks tuleb need asendada loogeliste sulgudega ja sulgudesse märkida väljanimi. Vältige välja nimedes täpitähti ja tühikuid.

‍

‍

Samm 1: Muutujate seadistamine Wordi dokumendis

Selles etapis valmistame Wordi dokumendi ette, et seda saaks kasutada Agrello mallina. Siin on juhised:

1. Asendage kõik kohad, mis on dokumendis tähistatud "X"-idega, loogeliste sulgudega (nt {{Valjanimi}}).
   
   • Näiteks: Töölepingu nr XXXX muutke kujule Töölepingu nr {{LepinguNumber}}.
2. Välja nime valikul:
   
   • Kasutage ainult ladina tähti, numbreid ja alakriipse (nt TanaKuupaev, mitte Täna Kuupäev).
   • Vältige tühikuid ja täpitähti (ä, ö, ü, õ).
3. Kontrollige, et kõik kohad, mis vajavad korduvat muutmist (nagu nimed, kuupäevad, aadressid), oleksid sulgudega märgitud.

‍

Siin on näha, kuidas kõik muutujad on korrektselt määratud loogeliste sulgudega ja selgete nimedega. Kui kõik on valmis, olete valmis liikuma Agrello keskkonda malli üleslaadimiseks.

Samm 3: Navigeerimine mallide juurde Agrellos

Dokumendimallid on võimalik talletada konkreetse dokumendikausta juurde, kus dokumente luuakse. 

Kui olete Agrello konto loonud ja jõudnud oma dokumendikausta:

1. Klõpsake vahekaardile "Mallid" (pildil näidatud noolega), et avada mallide haldamise sektsioon.
2. Siin saate üles laadida oma Wordi faili, milles on loogeliste sulgudega muudetavad väljad, et sellest saaks dünaamiline mall.

NB! Kui te pole veel Agrello kontot loonud, järgige seda juhendit konto seadistamiseks.

Kui olete valmis, saate liikuda edasi malli üles laadimise juurde.

Samm 4: Uue malli loomine Agrellos

1. Mallide vahekaardil klõpsake rohelist nuppu "Loo mall" (pildil tähistatud noolega).
2. Avaneb võimalus laadida üles Wordi fail, mille olete eelnevalt ette valmistanud (muutujatega tähistatud).

Näpunäide: Kui näete sõnumit "Selles kaustas pole malli", ärge muretsege – see lihtsalt tähendab, et te pole selles kaustas veel ühtegi malli loonud. Klõpsake "Loo mall" ja liikuge edasi.

Järgmisena saate oma Wordi faili üles laadida ja seda Agrello keskkonnas seadistada. 

Samm 5: Malli redigeerimine Agrellos

Pärast Wordi faili üleslaadimist võimaldab Agrello seda malli redigeerida otse oma keskkonnas. Selleks:

1. Vajadusel klõpsake nuppu "Muuda" (pildil tähistatud noolega), et avada sisseehitatud Wordi redaktor.
   
   • Saate muuta nii teksti kui ka väljade paigutust.
2. Kõik väljad, mis olete Wordis määranud loogeliste sulgudega, kuvatakse vasakul külgribal. Siit saab väljanimesid kontrollida ja redigeerida.
3. Kui redigeerimine on valmis, salvestage muudatused ja malli saab kohe kasutada dokumentide loomiseks.

Muudetavate mallide kasutamine:

• Neid malle saab kasutada üks haaval dokumentide loomiseks otse Agrello keskkonnas.
• Kui vajate massilist dokumendiloomist (nt Exceli abil), peate malli konverteerima PDF-failiks, mida käsitletakse järgmises sammus.

Samm 6: Malli teisendamine PDF-iks

Kui soovite oma Wordi malli kasutada massiliseks dokumendiloomiseks (nt Exceli kaudu), tuleb see teisendada PDF-failiks. Selleks:

1. Klõpsake paremas ülanurgas asuvat nuppu "Kasuta malli", mis avab rippmenüü.
2. Valige menüüst "Teisenda PDF-iks".
3. Agrello loob PDF-malli, mis on valmis suuremahuliste dokumentide massloomiseks.

NB! PDF-mallid on staatilised, mis tähendab, et neid ei saa enam Agrellos muuta, kuid neid saab kasutada massloomiseks ja üle API ja Zapieri integratsioonideks.

Kui PDF-mall on loodud, saate seda kasutada uute dokumentide loomise jaoks!

Samm 7: Mallist dokumendi loomine

Kui teie mall (Word või PDF) on valmis ja kõik vajalikud väljad on seadistatud, saate sellest dokumendi luua. Selleks:

1. Klõpsake paremas ülanurgas rohelist nuppu "Kasuta malli" (pildil tähistatud noolega).
2. Avaneb uus vaade, kus saate valida allkirjastamisele mineva dokumendi formaadi. 

Samm 8: Dokumendi formaadi valimine

Pärast nupu "Kasuta malli" klõpsamist avanevad valikud dokumendi loomiseks erinevates formaatides. Valige sobiv formaat vastavalt oma vajadustele:

1. ASIC konteiner – digitaalallkirjastamiseks mõeldud formaat, mida kasutatakse tihti ametlike dokumentide puhul.
2. EDOC konteiner – Eesti standardile vastav digitaalallkirjastamise konteiner.
3. PDF dokument – lihtsaks allkirjastamiseks või edastamiseks, kui digitaalset konteinerit pole vaja.
4. ASIC- või EDOC-konteinerite hulgitöötlus – kui soovite luua sama malliga suurel hulgal dokumente korraga.

Näpunäide: Kui dokumendil on vaja täita täiendavaid andmeid ja lisada allkirjavälju, saate seda teha järgmises etapis pärast dokumendi loomist.

Samm 9: Dokumendi kinnitamine allkirjastamiseks

Kui dokument on loodud, jääb see alguses Mustandi staatusse. Jätkamiseks:

1. Kontrollige dokumendi sisu.
2. Kui olete dokumendi üle vaadanud ja see on valmis, klõpsake paremas ülanurgas nuppu "Kinnita allkirjastamiseks".
3. Avaneb vaade, kus saate määrata allkirjastajad ning täita väljad või määrata, kes allkirjastajatest neid täitma peab.

Pärast kinnitamist liigub dokument allkirjastamise ettevalmistamise protsessi.

Samm 10: Allkirjastajate määramine

Kui dokument on valmis ja kinnitatud allkirjastamiseks, saate määrata, kes peab selle allkirjastama. Selleks:

1. Sisestage allkirjastaja e-posti aadress väljale "Allkirjastaja email" (pildil näidatud).
2. Kui on mitu allkirjastajat, klõpsake e-posti lahtri kõrval olevat "+" ikooni ja lisage täiendavad e-posti aadressid.
3. Korrake protsessi, kuni kõik vajalikud allkirjastajad on lisatud.

Kui allkirjastajad on määratud, saate dokumendi neile saata, klõpsates nupul "Saada allkirjastamiseks".

Näpunäide: Kontrollige kindlasti e-posti aadresside õigsust enne saatmist, et vältida viivitusi! 

Samm 11: Muudetavate väljade täitmine enne allkirjastamist

Pärast allkirjastajate e-posti aadresside määramist:

1. Klõpsake vasakus menüüs ikoonil "Väljad" (pildil tähistatud noolega), et avada kõik dokumendi muudetavad väljad.
2. Täitke kõik väljad, nagu number, registrikood, aadress jne, otse vastavatele väljadele kirjutades.
   
   • Täidetud väljad kuvatakse kohe ka dokumendi eelvaates paremal.
3. Kui kõik väljad on täidetud ja dokument on korrektne, klõpsake nuppu "Värskenda eelvaadet", et veenduda, et kõik on õigesti vormistatud.

Kui olete dokumendi üle vaadanud ja kõik väljad on täidetud, klõpsake paremas ülanurgas nuppu "Saada allkirjastamiseks", et dokument edastada allkirjastajatele.

NB! Kontrollige täidetud andmeid hoolikalt, kuna see on viimane võimalus muudatusi teha enne saatmist!

Samm 12: Dokumendi saatmine allkirjastajatele

Pärast dokumendi täitmist ja "Saada allkirjastamiseks" nupule klõpsamist:

1. Allkirjastajad saavad e-kirja, mis sisaldab linki dokumendi avamiseks.
2. Lingile klõpsates avatakse dokument otse brauseris, kus nad saavad:
   
   • Täita veel täitmata väljad (kui neid on jäetud allkirjastajate täita).
   • Lisada oma digitaalallkirja.

Protsessi lõpuleviimine: Kui kõik osapooled on dokumendi allkirjastanud, teavitatakse teid e-posti teel ning valmis dokument on Agrello süsteemist allalaaditav.

Ongi kõik! 🎉 

‍