Kuidas allkirjastada paljude osapooltega dokumenti?
Efektiivne lahendus, mis aitab allkirjastamise protsessi paremini organiseerida ning vähendab administratiivset koormust.
Kuigi tavapäraselt on kõige levinumad kahe allkirjastajaga lepingud, võib mõnikord tulla ette olukordi kus dokumendile peavad allkirja andma paljud osapooled, näiteks äriühingu osanike otsus või korteriühistu üldkoosoleku otsus, kus on reeglina väga palju osapooli.
Kahe osapoolega dokumendi allkirjastamine
Kahe allkirjastajaga dokumendi puhul ei tohiks allkirjade kogumine eriti suur probleem olla, sest suhtlus poolte vahel on tõenäoliselt personaalne ja pidev. Kui dokument on sinu poolt esimesena allkirjastatud, siis on vaja oodata vaid üht allkirja ning dokumendi tagasi saatmist. Vastupidisel juhul, kui vastaspool allkirjastab esimesena, siis tuleb leping kõigepealt vastaspoolele saata, oodata tagasi allkirjastatud dokumenti, see ise allkirjastada ja veelkord vastaspoolele saata. Juba siin on väga mitu sammu mis tuleb läbida, enne kui saab dokumendiga tegelemise lõpetatuks lugeda.
Nüüd kujuta ette, et allkirjastajaid on 4-5, kümmekond või veel rohkem. Sellisel juhul on allkirjade kogumine juba keerulisem ja dokumendi e-kirja teel edasi-tagasi saatmist väga palju, mistõttu on mõistlik otsida efektiivsem lahendus, mis aitaks protsessi paremini organiseerida ning vähendaks administratiivset koormust.
Paljude osapooltega dokumendi allkirjastamine ilma allkirjastamise platvormita
Võtame näiteks 5 osanikuga äriühingu osanike otsuse. Ilma allkirjastamise platvormita ja kasutades Digidoci näeks protsess välja selline, et keegi osanikest või assistent valmistab dokumendi ette ja saadab selle e-kirjaga esimesele osanikule allkirjastamiseks. Osanik laeb dokumendi alla ja avab selle oma arvutis Digidocis, kus on võimalik dokument allkirjastada ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-IDga. Peale allkirjastamist saadab osanik allkirjastatud dokumendi tagasi dokumendi ettevalmistajale, kes kontrollib allkirja olemasolu ning saadab selle e-kirjaga edasi järgmisele osanikule allkirjastamiseks. Sama protsess kordub seni, kuni kõik osanikud on allkirjastanud ning lõpetuseks tuleb dokument taaskord kõikidele osanikele laiali saata. Sellisel viisil kulub dokumendi allkirjastamisele ja allkirjade üle arvestuse pidamisele meeletult aega.
Paljude osapooltega dokumendi allkirjastamine Agrelloga
Et allkirjastamise tööriist või platvorm oleks kasulik, peaks see võimaldama mugavalt läbida kõik dokumendi kooskõlastamise või lepingu sõlmimise etapid: ettevalmistamine, allkirjastamine ja hoiustamine. Teeme viie osanikuga näite läbi Agrello platvormil. Keegi osanikest või assistent valmistab dokumendi ette ja laeb üles Agrello keskkonda, kus tuleb määrata allkirjade väljad ja lisada allkirjastajate e-posti aadressid. Peale “Send for signing” nupu vajutamist saadetakse dokument laiali kõikidele osapooltele. Eraldi kirjavahetust enam vaja ei ole ning iga osanik saab allkirjastada endale sobival ajal Agrello platvormil, kasutades omale sobivat allkirjastamise vahendit - Agrello allkirja, Mobiil-ID’d, Smart-ID’d või ID-kaarti.
Dokumendi omanik saab e-postile teavituse kui iga osanik on dokumendi kätte saanud ja aktsepteerinud. Samuti saab ettevalmistaja teavituse allkirjastamise kohta. Kõikidel oma dokumentidel ja nende staatusel on võimalik silma peal hoida mugavas töölaua vaates. Soovi korral saab dokumentidele ka meeldetuletusi lisada, mis annavad sulle teatud kuupäeval märku, kui dokument ei ole veel allkirjastatud. Nii saad allkirjastajatele eraldiseisvalt meelde tuletada, et dokument on nende allkirja ootel. Lisaks dokumendi ettevalmistajale saab ka iga osanik vaadata, kas teised on juba dokumendi allkirjastanud või mitte. Sellisel viisil koostööd teha on kõikidele oluliselt mugavam ja kiirem. Ka dokumendi hoiustamise ja laiali saatmise pärast ei ole enam vaja muretseda - see on turvaliselt Agrello keskkonnas ning kõikidele osapooltele igal ajahetkel vajadusel ligipääsetav ning allalaaditav.
Agrello keskkonnas ei ole allkirjastajate arvule piiranguid
Antud näite tegime 5 osanikuga firma põhjal, kuid Agrello kasutamisel ei ole allkirjastajate arvule piiranguid. Võimalik on lisada vastavalt vajadusele 10, 20 või 30 allkirjastajat ning kogu protsess toimub endiselt samamoodi - kiiresti ja mugavalt. Hiljuti tulime välja ka dokumentide mass-loomise funktsionaalsusega, mis võimaldab sul kasutada üht dokumendipõhja ning selle pinnalt luua individuaalseid lepinguid paljude allkirjastajatega. Seega kui vajad allkirjastamise platvormi ühe dokumendi allkirjastamiseks paljude osapooltega või paljude dokumentide allkirjastamiseks paljude osapooltega, siis Agrello aitab sul sellega lihtsalt ja mugavalt ühele poole saada.
