Kā parakstīt dokumentu ar vairākām pusēm?
Efektīvs risinājums, kas labāk organizē parakstīšanas procesu un samazina administratīvo slogu.
Lai gan visbiežāk sastopami ir līgumi ar diviem parakstītājiem, dažkārt ir situācijas, kad dokumentu nepieciešams parakstīt daudzām pusēm, piemēram, uzņēmuma akcionāru lēmums vai dzīvokļu īpašnieku biedrības kopsapulces lēmums, kur parasti ir daudz dalībnieku.
Dokumenta parakstīšana starp divām pusēm
Dokumentam ar diviem parakstītājiem parakstu vākšana nevarētu būt liela problēma, jo komunikācija starp pusēm visticamāk būs personiska un nepārtraukta. Ja dokumentu vispirms parakstāt jūs, jums tikai jāgaida viens paraksts un jānosūta dokuments atpakaļ. Pretējā gadījumā, ja otra puse paraksta pirmā, jums vispirms jānosūta līgums otrai pusei, jāgaida, kad parakstītais dokuments tiks atgriezts, jāparaksta pašam un atkal jānosūta otrai pusei. Pat šajā gadījumā ir daudz soļu, kas jāveic, pirms dokumenta apstrādi var uzskatīt par pabeigtu.
Tagad iedomājieties, ka ir 4-5 parakstītāji, vai pat ducis vai vairāk. Šajā gadījumā parakstu vākšana jau ir sarežģītāka, un dokuments bieži tiek sūtīts turp un atpakaļ pa e-pastu. Tāpēc ir vērts meklēt efektīvāku risinājumu, kas labāk organizē procesu un samazina administratīvo slogu.
Vairāku pušu dokumenta parakstīšana bez parakstīšanas platformas
Ņemsim par piemēru uzņēmuma akcionāru lēmumu ar 5 akcionāriem. Bez parakstīšanas platformas un izmantojot Digidoc, process būtu tāds, ka viens no akcionāriem vai asistents sagatavo dokumentu un nosūta to pa e-pastu pirmajam akcionāram parakstīšanai. Akcionārs lejupielādē dokumentu un atver to savā datorā Digidoc, kur iespējams parakstīt dokumentu, izmantojot ID karti, Mobilo-ID vai Smart-ID. Pēc parakstīšanas akcionārs nosūta parakstīto dokumentu atpakaļ dokumenta veidotājam, kurš pārbauda paraksta esamību un pārsūta to pa e-pastu nākamajam akcionāram parakstīšanai. Tas pats process tiek atkārtots, līdz visi akcionāri ir parakstījušies, un visbeidzot dokuments vēlreiz jāizplata visiem akcionāriem. Šādā veidā dokumenta parakstīšana un parakstu izsekošana aizņem daudz laika.
Dokumentu parakstīšana ar vairākām pusēm, izmantojot Agrello
Lai parakstīšanas rīks vai platforma būtu noderīga, tai vajadzētu ļaut ērti iziet cauri visiem dokumentu apstiprināšanas vai līgumu slēgšanas posmiem: Sagatavošana, Parakstīšana un Uzglabāšana. Veicam to pašu piemēru ar pieciem akcionāriem Agrello platformā. Viens no akcionāriem vai asistents sagatavo dokumentu un augšupielādē to Agrello vidē, kur jāiestata parakstu lauki un jāpievieno parakstītāju e-pasta adreses. Pēc pogas "Sūtīt parakstīšanai" nospiešanas dokuments tiek izplatīts visām pusēm. Atsevišķa e-pasta sarakste vairs nav nepieciešama, un katrs akcionārs var parakstīt sev ērtā laikā Agrello platformā, izmantojot atbilstošo parakstīšanas rīku - Agrello parakstu, Mobilo-ID vai Smart-ID.
Dokumenta īpašnieks saņem paziņojumu pa e-pastu, kad katrs akcionārs ir saņēmis un akceptējis dokumentu. Sagatavotājs saņem arī paziņojumu par parakstīšanas notikumu. Agrello nesen ieviesa jaunu atgādinājumu funkciju, kas ļauj iestatīt pielāgotus atgādinājumus sev. Piemēram, mēs varam atgādināt jums noteiktā datumā pārbaudīt dokumentu, un gadījumā, ja to vēl nav parakstījuši visi, jūs varat atsevišķi atgādināt pusēm. Jūs varat sekot līdzi visiem saviem dokumentiem un to statusam ērtā informācijas paneļa skatā. Papildus dokumenta veidotājam arī katrs akcionārs var redzēt, vai citi jau ir parakstījuši dokumentu vai nē. Visiem ir daudz ērtāk un ātrāk strādāt kopā šādā veidā. Turklāt jums vairs nav jāuztraucas par dokumenta glabāšanu un izplatīšanu - tas droši glabājas Agrello vidē, un visas puses var tam piekļūt un to lejupielādēt jebkurā laikā, ja nepieciešams.
Agrello nav ierobežojumu parakstītāju skaitam
Mēs balstījām šo piemēru uz uzņēmumu ar 5 akcionāriem, taču, izmantojot Agrello, parakstītāju skaitam nav ierobežojumu. Ir iespējams pievienot 10, 20 vai 30 parakstītājus atbilstoši jūsu vajadzībām, un viss process joprojām darbojas tāpat - tas ir ātrs un ērts. Nesen mēs ieviesām arī dokumentu veidošanas lielapjomā funkcionalitāti, kas ļauj izmantot vienu dokumenta bāzi un no tās izveidot pielāgotus līgumus ar daudziem parakstītājiem. Tāpēc, ja jums nepieciešama parakstīšanas platforma, lai parakstītu vienu dokumentu ar daudzām pusēm vai parakstītu daudzus dokumentus ar daudzām pusēm, Agrello palīdzēs jums to izdarīt viegli un ērti.
