Ceļvedis HR speciālistiem: kā veiksmīgi tikt galā ar ikgadējo algu pārskatīšanu

Tuvojas ikgadējā algu pārskatīšana, un ja doma par hektisko procesu, kurā jāatjaunina simtiem dokumentu, jūs satrauc, tad jūs droši vien esat personāla speciālists. Apsveicam! Jūs esat īstajā vietā - šeit Agrello mēs varam sniegt jums padomus, kā efektīvāk pārvaldīt dokumentu apjomu. Turpiniet lasīt, lai uzzinātu kā.

‍

Kādas ir galvenās ikgadējās algu pārskatīšanas problēmas?

Lielākās kompānijās darba līgumi tiek pārskatīti vismaz reizi gadā kā rutīnas uzdevums. Tas ietver darbinieku atalgojuma pārskatīšanu un personīgo datu atjaunināšanu, kas varētu būt mainījušies gada laikā. Dažām kompānijām jāievēro dažādi standarti un jānodrošina to ievērošana par katru cenu, tāpēc arī amata aprakstu atjaunināšana ir ļoti svarīga. Kā personāla speciālistam jums jābūt informētam par šīm lietām, jāseko līdzi visam un jānodrošina, ka līgumi tiek atjaunināti un parakstīti laikā.

Ja uzņēmumā ir daudz darbinieku, tad pirmā problēma ir lielais līgumu skaits, kas jāpārskata un jāatjaunina. Otra problēma ir process un fakts, ka tas, visticamāk, tiek veikts manuāli. Sākot ar līgumu sagatavošanu un datu manuālu atjaunināšanu, tad nosūtīšanu parakstīšanai katram darbiniekam atsevišķi un parakstu savākšanu. Pirms Covid šie līgumi, visticamāk, joprojām tika noslēgti papīra formātā, bet tagad, kad daudzi darbinieki lielāko laiku strādā attālināti, digitāls risinājums ir ļoti noderīgs. Galvenie punkti, kā Agrello var palīdzēt uzlabot procesu, ir Agrello veidņu izmantošana visiem ar personālu saistītajiem dokumentiem, vienlaicīgas izveides funkcionalitātes izmantošana un daudzu dokumentu aizpildīšana vienlaikus, izmantojot datus no Excel tabulas, un visbeidzot to nosūtīšana parakstīšanai vienlaicīgi.

‍

Izveidojiet simtiem dokumentu vienlaikus

Agrello vienlaicīgas izveides funkcionalitāte palīdz jums izveidot daudzus dokumentus uz vienas un tās pašas veidnes un aizpildīt visus datus atbilstoši Excel tabulai. Lai tas darbotos, jums jāsagatavo darba līgums Microsoft Word un jāizmanto figūriekavas, lai atzīmētu dinamiskos laukus, kurus vēlāk varēs aizpildīt Agrello tīmekļa platformā. Jums arī nepieciešami visi attiecīgie dati Excel tabulā. Parasti ir iespējams izvilkt datus Excel formātā no dažādām vecākām personāla programmām, kas nav saderīgas ar jaunajiem risinājumiem, un pēc tam izmantot tos vienlaicīgai izveidei. Ja nav iespējams iegūt visus datus vienā Excel lapā uzreiz, ieteicams sastādīt piemērotu failu no dažādām Excel tabulām.

Darba līgumi bieži atšķiras atkarībā no nodaļām vai amatiem, un šajā gadījumā jāsagatavo vairākas dažādas līgumu veidnes, un dažādu darbinieku dati jāglabā atsevišķās Excel lapās, balstoties uz līguma veidni.

Ļaujiet savam darbiniekam aizpildīt savus personas datus

Ja neesat pārliecināts, vai darbinieka personas dati gada laikā ir mainījušies - piemēram, vai viņi ir pārcēlušies vai apprecējušies. Tā vietā, lai norādītu šos datus atsevišķi, jūs varat piešķirt laukus darbiniekam aizpildīšanai Agrello platformā. Šajā gadījumā dokumentu nevar parakstīt, kamēr visi lauki nav aizpildīti. Lai viss noritētu gludi, uzņēmuma pārstāvis var būt pēdējais parakstītājs un sākt parakstīšanu dažas dienas pēc dokumentu izsūtīšanas, dodot darbiniekam saprātīgu laiku līguma aizpildīšanai un parakstīšanai.

Skaidrs pārskats par darba līgumu statusu

Paziņojumi nodrošina labāku pārskatu par visu procesu. Dokumenta īpašnieks saņem paziņojumu par katru parakstīšanu, un līguma progresu var redzēt darbvirsmas skatā. Vairs nav nepieciešams sekot līdzi parakstiem atsevišķā Excel tabulā, jo ir tiešs pārskats par visu procesu. Veiksmīgi parakstītie līgumi pāriet uz statusu "Parakstīti", un vēl neparakstītie līgumi ir labi redzami kolonnā "Procesā". Nepieciešamības gadījumā personāla speciālists var atgādināt pusēm par parakstīšanu un tādējādi savākt visus parakstus laikā. Agrello ir iespējams dot kvalificētu digitālo parakstu, izmantojot Smart-ID vai Mobile-ID lietotnes, vai parakstīt ar Agrello parakstu. Pirms Agrello paraksta izmantošanas darba līgumu parakstīšanai, pārliecinieties, ka vienkāršs elektroniskais paraksts ir pieņemams šajā gadījumā.

Secinājums

Izmantojot iepriekš minētās funkcionalitātes, ir iespējams samazināt manuālā darba īpatsvaru darba līgumu atjaunošanas procesā un tādējādi ātrāk sasniegt rezultātu. Ikgadējās galvassāpes un trauksme tiks novērstas, un resursus varēs izmantot svarīgākiem uzdevumiem. Agrello nav paredzēts tikai tāda apjomīga procesa kā ikgadējā darba līgumu atjaunošana optimizēšanai. Papildus to var izmantot visa gada garumā ērtākai darba līgumu parakstīšanai ar jauniem darbiniekiem, jo jūs tikai vienreiz veltāt laiku līguma veidnes sagatavošanai, un tā būs pieejama Agrello platformā, lai uz tās pamata veidotu jaunus līgumus. Arī parakstīšana un uzglabāšana ir līguma dzīves cikla daļas, kas ērti pieejamas vienā noteiktā vidē, tāpēc laika ieguvums ir garantēts.

‍

‍