ASiC'u ja Agrello topeltjõud: kuidas panna inimesed päriselt dokumente läbi lugema?
Agrello keskkonnas on olemas eelvaate funktsionaalsus, mis hõlbustab ASiC konteineri sisuga tutvumist ilma lisaprogrammideta nii arvutis kui ka mobiilis.
Eestis on ilmselt juba igaüks tuttav DigiDoc4 rakendusega ning oskab sellega ka dokumente digitaalselt allkirjastada. Formaat, mida digiallkirjastamiseks sel puhul kasutatakse, on ASiC-E konteiner, mis võimaldab endasse pakkida mitu erinevat faili. Paraku on nende dokumentide avamine ja sisuga tutvumine teatud olukordades aga veidi ebamugav, kuna nõuab sülearvuti olemasolu ja DigiDoc4 rakendust. Agrello keskkonnas on olemas aga dokumentide eelvaate funktsionaalsus, mis hõlbustab ASiC konteineri sisuga tutvumist ilma lisaprogrammideta nii arvutis kui ka mobiilis.
ASiC konteineri tugevused
Nii nagu iga töö jaoks on oluline valida õige tööriist, samuti on oluline allkirjastamiseks kasutada ka õiget tüüpi ASiC konteinerit. ASiC konteinereid on erinevat tüüpi. Nii nagu eelpool juba mainitud, siis Eestis on kasutusel ASiC-E (võid kohata ka nimetusi nagu BDOC-TS ehk ASiC-E LT ehk AdES LT) konteineri formaat, niisamuti ka Lätis ja Leedus. Üleüldiselt peetakse just ASiC-E’d parima rahvusvahelise ühilduvusega allkirjaformaadiks.
ASiC-E konteiner võimaldab mitmeid faile lihtsasti ühte pakendada ning seeläbi hõlbustab digitaalset allkirjastamist ja lihtsustab mitmete dokumentidega seotud toimingute käsitlemist. Näiteks olukord, kui soovid allkirjastada PDF või Wordi dokumenti ning sellega koos ka Excel faili, siis ASiC-E konteineri abil on see lihtsasti teostatav. ASiC konteineri kasutamine tagab ka allkirjastatud sisu tervikluse ja autentsuse, soodustades nii usaldust, kui ka turvalisust digitaalses suhtlustes.
ASiC formaadi kasutamine dokumentide allkirjastamisel aitab vähendada riski, et elektrooniline allkiri eraldub andmetest (failidest), ühendades allkirja ja allkirjastatud andmed ühte konteinerisse. Kuna mõlemad elemendid on kaitstud ASiC konteineris, siis on lihtsam allkirja (ja allkirjastatud dokumente) levitada ning seejuures ka tagada, et valideerimisel kasutatakse just õiget allkirja ja selle metaandmeid. Seda protsessi saab kasutada ka näiteks tõenduskirjete või ajatemplimärkide seostamisel nendega seotud andmetega.
ASiC konteineri kitsaskohad
Tüüpiline olukord digitaalse allkirjastamise puhul on see, kui vastaspoolele saadetakse välja juba ühe poole poolt allkirjastatud ASiC konteiner, mis sisaldab endas mitut erinevat dokumenti. Näiteks on eraldi failidena leping ning selle juures erinevad lepingulisad või hoopis töösisekorraeeskiri koos teiste töökorralduslike dokumentidega. ASiC konteineri formaadis puudub aga mugav võimalus dokumentide eelvaateks. See tähendab, et iga dokumendi sisu nägemiseks tuleb see eraldi avada. Seejuures võivad need failid olla erinevates formaatides, näiteks Word ja PDF, mis tähendab, et nende avamiseks on arvutis vaja ka erinevaid programme. ASiC konteineri formaadi üheks murekohaks on ka see, et mobiilis on seda üsna ebamugav avada ning sellest tulenevalt võib allkirjastamise protsess venima hakata.
Võtame näiteks töösisekorraeeskirjade tutvustamise või uuendamise. Kõikide oluliste töösisekorraeeskirjade puhul on suurem eesmärk see, et kõik töötajad oleksid eeskirjadega kursis ning järgiksid neid. Ainult nii on tagatud kõikide töötajate turvalisus. Kui ainuüksi failide sisule ligipääsemine on ajamahukas ja nõuab arvuti olemasolu, siis mõnel juhul, kui inimesel ei ole kohe arvutit käepärast, võib dokumentidega tutvumine ja nende allkirjastmine kauem aega võtta. Teisalt võib juhtuda ka see, et ASiC konteiner allkirjastatakse kergekäeliselt, ilma dokumentide sisuga tutvumata ning see ei teeni olulisimat eesmärki.
ASiC konteineri eelvaade Agrellos
Siin tuleb appi aga Agrello, kus üheks allkirjastamise formaadiks on samuti juba tuttav ASiC konteiner. Dokumentide allkirjastamiseks saab kasutada ükskõik millist Eestis tuntud kvalifitseeritud digitaalse allkirjastamise meetodit ehk sobilikud on ID-kaart, Smart-ID või Mobiil-ID. Agrello ühendab endas dokumentide eelvaate võimaluse, mugava mobiilivaate ning toetab kõiki levinud digiallkirja meetodeid. Agrello platvormil saad mugavalt ASiC konteineris olevaid faile vaadata ja nende sisuga tutvuda. See toimib edukalt ka mobiili ekraanil, seega on ilma suurema vaevata võimalik kõiki dokumente ka käigu pealt mobiiliseadmes vaadata ning koheselt allkirjastada näiteks Smart-ID’d või Mobiil-ID’d kasutades.
Kokkuvõte
Tulemuseks on kiire, turvaline ja valutu digiallkirjastamise protsess, kus kõik osapooled saavad mugavalt dokumentide sisuga tutvuda. Lisaks säilib ligipääs dokumendile kõikide allkirjastajate jaoks ning dokumendi edasi-tagasi saatmine e-posti teel ei ole vajalik. Ka ettevõtte jaoks on kõik dokumendid koheselt hoiustatud ühes kindlas kohas ning töölaua vaade annab selge ülevaate sellest, kes on dokumendid juba allkirjastanud või kes vajab veel meeldetuletamist. Agrello muudab klassikalise ASiC konteineri allkirjastamise protsessi veelgi efektiivsemaks ning suurendab tõenäosust, et vastaspool tõepoolest tutvub põhjalikult allkirjastamisele saadetud dokumentide sisuga.
