3 veiksmes stāsti: kā parakstīt līgumus ātrāk?
Šajā rakstā mēs prezentējam trīs unikālus veiksmes stāstus no dažādām perspektīvām, kas parāda, kā Igaunijas uzņēmumi ir uzlabojuši savus ar līgumiem saistītos procesus.
Pagātnē mēs esam apskatījuši dažādas tēmas saistībā ar pārdošanas līgumiem, sākot ar to, kāpēc jums vispār vajadzētu parakstīt pārdošanas līgumus, un beidzot ar veidiem, kā tos automatizēt. Katram uzņēmumam ir sava ideja par to, kā līguma process būtu jāveido no sākuma līdz beigām. Šajā rakstā mēs piedāvājam trīs unikālus veiksmes stāstus no dažādām perspektīvām, kas parāda, kā Igaunijas uzņēmumi ir uzlabojuši savus ar līgumiem saistītos procesus ar Agrello palīdzību. Galvenā uzmanība tiek pievērsta līgumu sagatavošanai, digitālo parakstu vākšanai un parakstīto līgumu glabāšanai.
HUUM: Vairāk nekā 100 līgumu atjaunošana vienlaikus
Kad vienlaikus jāatjauno liels skaits līgumu, tas var kļūt par īstu problēmu, jo simtiem dokumentu sagatavošana un nosūtīšana prasa stundām ilgu manuālu darbu. Līguma atjaunošanas gadījumā klienta informācija jau iepriekš ir savākta, tāpēc, lai atjaunotu daudzus līgumus vienlaikus, esošā informācija būtu jāizmanto efektīvi. Līgumu veidnes parasti ir standartizētas, lai līgumu sagatavošanu varētu automatizēt.
Igaunijas uzņēmums HUUM saskārās ar to pašu problēmu, kad viņiem bija jāatjauno vairāk nekā 100 līgumu dažādos pārdošanas reģionos. HUUM ir pazīstams dizaina pirts sildītāju ražotājs, kura pārdevēji pārdod inovatīvus pirts risinājumus 23 valstīs visā pasaulē.
Atkarībā no pārdošanas reģiona, viņiem bija jāsagatavo 3-4 līgumu veidnes, kas tika augšupielādētas Agrello un pārveidotas par aizpildāmām veidnēm. Izmantojot Agrello masveida izveides funkcionalitāti, klientu dati tika iegūti no Excel failiem un nosūtīti tieši uz pareizajiem aizpildāmajiem laukiem, tādējādi vienlaikus izveidojot daudzus līgumus. Līgumus var pārskatīt pirms to nosūtīšanas parakstīšanai. Līgumu parakstīšana ir ērta gan Igaunijas klientiem, kuri var izmantot vietējās parakstīšanas metodes, piemēram, ID karti, Mobile-ID vai Smart-ID, gan arī ārvalstu partneriem, kuri var paļauties uz Agrello parakstu.
Horeca Service: Laika ietaupīšana līgumu sagatavošanā
Visvairāk laika patērējošā līgumu slēgšanas procesa daļa ir sagatavošanas daļa, īpaši tad, kad jāparaksta liels skaits līgumu. Horeca Service OÜ ir Igaunijas uzņēmums, kura galvenie klienti ir viesnīcas, restorāni un ēdināšanas uzņēmumi, no kā arī radies nosaukums HoReCa. Uzņēmuma galvenā misija ir nodrošināt visus šos klientus ar augstas kvalitātes produktiem, sākot no gaļas un piena produktiem līdz dažādiem eksotiskiem augļiem. Horeca Service valdes loceklis Rauls Vaets aprakstīja problēmu šādi: "Līgumu skaits, ko Horeca ikdienā apstrādā, ir liels, un mums bija nepieciešams paātrināt un vienkāršot šo procesu. Mums bija arī nepieciešams pārskats par to, kurā stāvoklī atrodas kuri līgumi, kas ir parakstījis utt." Horeca ir liela un aktīva klientu bāze ar dažādām vajadzībām. Pašreizējais process, kurā dokumenti tika manuāli veidoti Microsoft Word programmā, saglabāti un nosūtīti parakstīšanai pa e-pastu, bija pārāk laikietilpīgs un lēns. Viņiem arī trūka laba pārskata par līgumu statusu un sistēmas dokumentu pārvaldībai un organizēšanai. Tā kā Horeca Service ir vairākas bieži izmantotas līgumu veidnes, uzņēmums bija piemērots klients Agrello veidņu izmantošanai.
Mēs palīdzējām Horeca pārveidot esošās Microsoft Word līgumu veidnes par Agrello veidnēm, izmantojot īpašu iezīmēšanas valodu ar figūriekavām vietās, kas jāaizpilda. Kad šīs veidnes ir augšupielādētas Agrello platformā, tās var viegli atkārtoti izmantot jaunu dokumentu izveidei, un viss līguma izveides process tagad notiek vienā vidē.
Pārdošanas komanda izveido jaunu līgumu no veidnes atbilstoši pakalpojumu jomai un aizpilda klienta informāciju Agrello platformā. Pēc tam līgums tiek nosūtīts Horeca valdes loceklim un klienta pārstāvim parakstīšanai.
Viss līguma process tagad tiek ērti pārvaldīts vienā vidē. Salīdzinājumā ar iepriekšējo procesu, viņi ir ietaupījuši daudz laika, izmantojot Agrello. Viņi ir arī apmierināti ar Agrello informācijas paneļa skatu un iespēju iegūt tūlītēju pārskatu par parakstīšanas statusu.
Pidula WakePark: Līgumu veidošana, balstoties uz rezervācijas sistēmu
Papildus efektīvam pārdošanas darbam dažiem uzņēmumiem ir svarīgi aizsargāt sevi, iegūstot klienta piekrišanu pirms pakalpojumu sniegšanas. Piekrišana noteikumiem un nosacījumiem ir jādokumentē un tai jābūt pieejamai pēc nepieciešamības. Viens no šādiem piemēriem ir Pidula WakePark, kas piedāvā iespēju veikot gan iesācējiem, gan profesionāļiem.
No jūnija līdz augustam veikparku apmeklē aptuveni 300 cilvēku mēnesī, tāpēc parka personālam nav laika nodarboties ar dokumentu kārtošanu. Pirms veikparka izmantošanas katram klientam ir jāparaksta veikparka lietošanas noteikumi. Līgumu izdrukāšana, parakstīšana uz papīra un vēlāka parakstīto dokumentu pārvaldība bija galvassāpes.
Pidula WakePark izmanto tiešsaistes rezervācijas sistēmu, kurā klienti var izvēlēties un rezervēt piemērotu laiku viņu tīmekļa vietnē. Visefektīvākais risinājums bija integrēt Agrello un rezervācijas sistēmu, izmantojot Zapier, lai klienta informācija tiktu automātiski iekļauta pakalpojumu sniegšanas noteikumu veidnē un klientam būtu iespēja to parakstīt digitāli. Visi šie dokumenti tiek glabāti Wakepark telpā Agrello platformā, un dokumenta nosaukums automātiski ir klienta vārds. Šādā veidā ir iespējams viegli meklēt dokumentus. Turklāt Agrello informācijas panelis sniedz Wakepark labu pārskatu par to, kuri klienti jau ir parakstījuši lietošanas noteikumus un kuri vēl nav.
Secinājums
Šie īsie veiksmes stāstu apskati var sniegt jums norādi un iedvesmu par to, kā padarīt līgumu slēgšanu ātrāku dažādās biznesa jomās. Ja neviens no šiem stāstiem neatbilst jūsu vajadzībām, tad nosūtiet mums sava procesa aprakstu, un mēs izdomāsim veidu, kā palīdzēt jums ietaupīt laiku līgumu sagatavošanā un parakstu vākšanā.
