Kuidas hallata suure kliendibaasiga seotud lepinguid efektiivsemalt?
Teises Agrello kliendiloos anname ülevaate, kuidas suure kliendibaasiga ettevõte muutis oma lepingute sõlmimise protsessi Agrello abil kiiremaks ja efektiivsemaks. Tegemist on Eestis tuntud ja pikalt tegutsenud ettevõttega Horeca Service OÜ.
Tutvustus
Horeca Service OÜ on Eesti firma, mille peamisteks klientideks on hotellid, restoranid ja catering. Firma põhiliseks tegevusalaks on pakkuda nendele klientidele kõrgekvaliteedilist tootevalikut, alustades liha ja piimatoodetest ning lõpetades eksootiliste puuviljadega. Horeca Service OÜ asutati aastal 2002 ning nad tõusid kiiresti turuliidriks.
Nende teeninduspiirkonnaks on kogu Eesti, kuid kuna lepingutingimused erinevad piirkonniti, siis on vastavalt piirkonnale olemas lepingupõhjad. Horeca kliendibaasi kuulub ligikaudu 1200 aktiivselt teenindamist vajavat püsiklienti. Nende sortimendis on 30 tootegruppi, mis sisaldavad umbes 3500 erinevat toodet.
Probleem
Horeca juhatuse liige Raul Vaet on öelnud: "Horeca kliendilepingute maht oli suur ning vajadus oli seda protsessi kiirendada ja lihtsustada ning et oleks ülevaade, millised lepingud millises faasis on ning kelle poolt allkirjastud."
Horecal on väga suur kliendibaas ja sellest tulenevalt on nende põhiprobleemiks igapäevane lepingute suur maht ning aeg, mis lepingute sõlmimisele kulub, samuti lepingute organiseerimine ja haldamine. Manuaalne dokumentide koostamine ja e-postiga allkirjastamisele saatmine võttis liiga kaua aega. Puudus ka hea ülevaade dokumentide staatusest.
Lahendus
Kuna Horeca kasutab iga teeninduspiirkonna jaoks oma standartset lepingupõhja, siis on nad sobiv klient kasutamaks lepingupõhjasid Agrello platvormil.
Agrello lepingupõhjad
Agrello meeskond aitas Horecal luua nende olemasolevatele Microsoft Wordi lepingupõhjadele dünaamilised täidetavad väljad. Selleks on vaja kasutada loogelisi sulge kohtades, mida hiljem täita soovitakse. Agrello platvormile üles laadides on võimalik sellest tühjast lepingupõhjast luua uusi dokumente ning väljad kliendi infoga täita. Seega toimub kogu lepingu loomise ja allkirjastamisele saatmise protsess mugavalt ühes keskkonnas.
Horeca müügimeeskond loob lepingu kasutades vastavale teeninduspiirkonnale mõeldud lepingupõhja ning sisestab kliendi informatsiooni dünaamilistele väljadele. Kui nad kogu vajalikku infot ei tea, siis on võimalik määrata väljad täitmiseks ka kliendile. Seejärel saadetakse dokument allkirjastamiseks Horeca juhatuse liikmele Raulile ning kliendi esindajale.
Mugavad allkirjastamise meetodid
Kuna enamus lepinguid sõlmitakse Eesti klientidega, siis on oluline, et lepingut oleks võimalik allkirjastada ka kohalike allkirjastamise meetoditega. Agrello platvormil on võimalik mugavalt allkirjastada kõikide Eestis kasutusel olevate digiallkirjastamise vahenditega, olgu selleks ID-kaart, Smart-ID või Mobiil-ID. Kui allkirjastajal aga kumbagi neist ei ole, siis on võimalik kasutada ka Agrello allkirja. Igal juhul saab dokument allkirjastatud Agrello platvormilt lahkumata.
Hea ülevaade protsessist
Agrello töölaua vaade annab kiire ülevaate dokumentide staatusest. Kõik dokumendid on jagatud tulpadesse vastavalt sellele, kas tegemist on mustandiga, dokument on allkirja ootel või on see juba allkirjastatud. Nii on võimalik klientidele meelde tuletada, kui dokument ootab endiselt nende allkirja.
Allkirjastatud dokumentide hoiustamine
Kõik allkirjastatud dokumendid on hoiustatud Agrello platvormil. Dokumentidele on lihtne ligi pääseda olenemata enda asukohast ning ligipääs on ka klientidel nende enda poolt allkirjastatud dokumentidele. Seega jääb ära dokumentide edasi-tagasi saatmine e-kirja teel ning puudub ka vajadus dokumente eraldi mõnda pilveteenusesse arhiveerida või salvestada.
Summary
Kokkuvõte
Horeca on Agrellot siiani kasutanud 4 kuud ning plaanivad kasutamist jätkata.Peamisteks kasutajateks on müügimeeskond ja juhatuse liige. Müügimeeskond valmistab lepingud ette ning juhatuse liige Raul allkirjastab lepingud nende poolelt.Kogu lepingute ettevalmistamise ja allkirjastamise protsess toimub mugavalt ühes keskkonnas ja sellega hoitakse varasemaga võrreldes oluliselt aega kokku. Samuti kiidavad nad head ja kiiret ülevaadet dokumendi staatusest.
Kes veel kasutavad?
Broneeri endale tasuta töötuba!
Nüüd pakume sulle võimalust teada saada, kuidas enda ettevõttes või organisatsioonis sama muudatus läbi viia ilma IT eelarvesse auku jätmata.
Mida pakume?
Vali siit kalendrist endale sobiv aeg!
Kui sa ei leidnud sobivat aega või sul tekkis küsimusi, siis võta meiega ühendust!
These companies are already saving hours of work each week
FAQs
Let’s find out how to make your e-signing processes faster
14.90 EUR per month for one user, and 99 EUR per month for 10 users. You can add more users if you want, and yearly packages are available.
Yes! Agrello has a free 14 day trial in which you can test out Agrello’s features, create your own documents, templates and test out bulk creation.
Companies that regularly handle a high volume of contracts or have a steady flow of standardised contracts can benefit from Agrello, especially if they are struggling with existing manual tools like Word, Excel, and email to manage their contracts.
Agrello solves the problem of inefficient manual contract creation. It helps companies reduce the time it takes to prepare, approve, and sign contracts, which in turn helps prevent delays and unnecessary costs associated with manual workflows.
Agrello improves productivity by reducing the manual effort needed to create contracts. It provides legal certainty and compliance, reduces tool fatigue, and minimises workflow disruptions. Automated workflows save time and increase productivity.
Agrello's bulk creation tool is unique, enabling the creation of hundreds of contracts from a single template and an Excel sheet. Additionally, Agrello supports bulk signing and bulk download, making it efficient for organisations to handle large volumes of contracts.
Agrello integrates with other tools via Zapier, allowing access to thousands of applications like Sharepoint, Google Drive, Hubspot, and Bamboo HR. A public API is also available for custom integrations.
Agrello provides a team-wide workspace where contracts can be organised into access-controlled folders. Users can also set key dates for contract renewal and expiry. The Kanban view gives a quick overview of documents based on their status, from draft to signed and active.
Signing with Agrello is frictionless. It’s as easy as a few clicks. Companies can customise signature invitations with their logos and text, and reminders can be sent to signers. Agrello's signature methods include its own e-signature, and bulk signing is available for multiple documents at once.
Agrello offers a suite of tools that includes a built-in Word editor for contract preparation, customisable templates, and bulk creation tools.
Agrello is a contract preparation and signing tool designed for companies that want to streamline the creation, management, and signing of standardised documents.