Smarten: Kuidas uuendada 300 lepingut ilma liigse manuaalse pingutuseta?
AS Smarten Logistics on suurim Eesti kapitalil põhinev kolmanda osapoole (3PL) logistika teenusepakkuja. See on pika ajalooga ettevõte, mis on asutatud 30 aastat tagasi ning hetkeseisuga töötab seal üle 300 töötaja. Sellise töötajate mahu juures tuleb töölepingute sõlmimist ja uuendamist päris tihti ette ning kõike seda ei ole mõistlik manuaalselt teha. Mitmetele lepingutega seotud väljakutsetele leiti lahendus läbi Agrello platvormi, mida on aktiivselt kasutatud alates 2022. detsembrist. Vestlesime Agrello kasutamisest ja juurutamisest Smarteni personaliosakonna juhi, Mari-Liis Kreemiga.
Väljakutsed
Laotöö iseloomust tingituna on logistika valdkonnas tihti suur kaadri voolavus, mistõttu on lepingute ettevalmistamine personaliosakonnas igapäevane tööülesanne. Näiteks suvisel ajal, kui on müükide tipphooaeg, on Smartenis tööl täiendavat lisatööjõudu ning põhiliseks murekohaks see, et lepingute ettevalmistamisele kulus liiga palju aega.
Teiseks probleemiks sellise lepingute mahu juures oli dokumentide edasi-tagasi saatmine e-kirja teel ning samal ajal nende staatuse jälgimine. Puudus selge ülevaade sellest, milline leping oli kelle poolt allkirjastatud ning mis dokumendid olid kellegi taha toppama jäänud. Samuti kulus lepingute korrastamisele ja õigetesse kaustadesse salvestamisele palju aega.
Lisaks kuna kõik töölepingud olid sõlmitud erinevatel aastatel, aga Töölepinguseaduse muudatused tuli jooksvalt uuendada kõigil 300 lepingul, oli oluline leida ka antud murekohale praktiline lahendus ja hoida personaliosakonna aega kokku. 300 lepingu manuaalseks ettevalmistamiseks kuluks kogu personaliosakonna ühise pingutusena keskmiselt nädal efektiivset tööaega, mille käigus muudele tööülesannetele keskendumine oleks häiritud.
Lahendused
Jooksvalt uute töölepingute sõlmimiseks kasutab täna Smarten Logistics Agrello korduvkasutatavate lepingupõhjade funktsionaalsust. Kuna ettevõttel on mitu varianti töölepingutest, siis on Agrellosse üles laetud 6-7 erinevat lepingupõhja. Kaks personalispetsialisti tegelevad töölepingute ettevalmistamisega ning personaliosakonna juht allkirjastab dokumendid.
Agrello platvormi töölaualt saab kogu lepingute protsessist ja staatusest kohese ja selge ülevaate. Oluline on siinkohal ka see, et dokumente ei pea enam e-kirja teel edasi-tagasi saatma, manuaalselt allkirjastajate üle järge pidama, ega õigetesse kaustadesse salvestamisele aega kulutama. Lepingud on Agrellos kaustadesse jagatud lepingutüüpide järgi ja lihtsalt leitavad kõikidele asjasse puutuvatele osapooltele. Kogu personaliosakond on jooksvalt kõikide uuendustega kursis ning saavad oma tööd kiiremini teha.
Dokumentide hulgi loomise funktsionaalsus on kasulik just sellisel puhul, kui uuendamist vajab korraga suur hulk lepinguid - just nagu Smarteni projektipõhine 300 töölepingu samaaegne uuendamine. Ka kakskeelsete lepingupõhjadega leiti lahendus. Kohati vajasid need põhjad eelnevalt seadistamist ja testimist, et kõik väljad korralikult paika saada, kuid sellele kuluv aeg ei andnud võrrelda 300 lepingu manuaalse ettevalmistamisega.
“Kui algandmed on korrektsed ning Excelis olemas, siis edasine lepingute loomine käib uskumatult kiiresti ja lihtsalt”, sõnas Mari-Liis Kreem.
Summary
Kokkuvõte
Kokkuvõttes on Smarten Logistics AS Agrello kasutamisega väga rahul. Eriti lihtsustab see standardsete lepingute ettevalmistamist. Allkirjastamise protsess on mugav ning ülevaade kõigist dokumentidest lihtne ja selge. Massilist dokumentide uuendamist ei soovinud Mari-Liis Kreem ilma Agrello abita isegi ette kujutada, sest selline manuaalne töö naelutaks terve personaliosakonna nädalaks arvutite taha lepinguid ette valmistama.
Kes veel kasutavad?
Broneeri endale tasuta töötuba!
Nüüd pakume sulle võimalust teada saada, kuidas enda ettevõttes või organisatsioonis sama muudatus läbi viia ilma IT eelarvesse auku jätmata.
Mida pakume?
Vali siit kalendrist endale sobiv aeg!
Kui sa ei leidnud sobivat aega või sul tekkis küsimusi, siis võta meiega ühendust!
These companies are already saving hours of work each week
FAQs
Let’s find out how to make your e-signing processes faster
14.90 EUR per month for one user, and 99 EUR per month for 10 users. You can add more users if you want, and yearly packages are available.
Yes! Agrello has a free 14 day trial in which you can test out Agrello’s features, create your own documents, templates and test out bulk creation.
Companies that regularly handle a high volume of contracts or have a steady flow of standardised contracts can benefit from Agrello, especially if they are struggling with existing manual tools like Word, Excel, and email to manage their contracts.
Agrello solves the problem of inefficient manual contract creation. It helps companies reduce the time it takes to prepare, approve, and sign contracts, which in turn helps prevent delays and unnecessary costs associated with manual workflows.
Agrello improves productivity by reducing the manual effort needed to create contracts. It provides legal certainty and compliance, reduces tool fatigue, and minimises workflow disruptions. Automated workflows save time and increase productivity.
Agrello's bulk creation tool is unique, enabling the creation of hundreds of contracts from a single template and an Excel sheet. Additionally, Agrello supports bulk signing and bulk download, making it efficient for organisations to handle large volumes of contracts.
Agrello integrates with other tools via Zapier, allowing access to thousands of applications like Sharepoint, Google Drive, Hubspot, and Bamboo HR. A public API is also available for custom integrations.
Agrello provides a team-wide workspace where contracts can be organised into access-controlled folders. Users can also set key dates for contract renewal and expiry. The Kanban view gives a quick overview of documents based on their status, from draft to signed and active.
Signing with Agrello is frictionless. It’s as easy as a few clicks. Companies can customise signature invitations with their logos and text, and reminders can be sent to signers. Agrello's signature methods include its own e-signature, and bulk signing is available for multiple documents at once.
Agrello offers a suite of tools that includes a built-in Word editor for contract preparation, customisable templates, and bulk creation tools.
Agrello is a contract preparation and signing tool designed for companies that want to streamline the creation, management, and signing of standardised documents.