Усунення проблем електронного підпису: рішення та найкращі практики

Підписання не завжди проходить гладко. Запрошення зникають. Підписанти не можуть автентифікуватися. Документи потребують виправлень після надсилання. Ось як вирішити поширені проблеми.

Проблеми доставки електронної пошти

Найпоширеніша проблема: підписант каже, що ніколи не отримував запрошення.

Спочатку перевірте папки спаму: Фільтри електронної пошти часто перехоплюють запрошення електронного підпису. Попросіть підписанта шукати в спамі/небажаній пошті електронні листи від Agrello.

Перевірте адресу електронної пошти: Шукайте друкарські помилки в електронній пошті підписанта. Один неправильний символ надсилає не тій людині або нікуди. Поширені помилки: .con замість .com, переставлені літери.

Надішліть запрошення повторно: Відкрийте документ. Знайдіть підписанта в розділі "Хто має підписати". Натисніть на випадаюче меню поруч з їхнім ім'ям. Виберіть "Надіслати запрошення повторно".

Додайте до безпечних відправників: Попросіть підписантів додати адресу відправки Agrello до їхніх контактів або списку безпечних відправників. Запобігає майбутній фільтрації.

Спробуйте альтернативну електронну пошту: Якщо корпоративна електронна пошта блокує зовнішніх відправників, спробуйте особисту електронну пошту підписанта. Деякі організації мають суворі налаштування безпеки електронної пошти, що блокують автоматизовані системи підписання.

Зачекайте доставки: Електронна пошта іноді затримується. Якщо надіслано 5 хвилин тому, а підписант не бачить, зачекайте 15-20 хвилин перед подальшим усуненням несправностей.

Збої автентифікації підпису

Підписанти, що намагаються використовувати Smart-ID або Mobile-ID, іноді стикаються з проблемами автентифікації.

Проблеми Smart-ID:

• Додаток не встановлений: Підписанту потрібен додаток Smart-ID на телефоні. Надішліть їм посилання для завантаження для iOS/Android.
• Обліковий запис не активований: Додаток встановлений, але обліковий запис не повністю активований. Їм потрібно завершити процес активації з їхнім банком або провайдером ID.
• Введений неправильний PIN: Три невдалі спроби PIN можуть заблокувати додаток. Їм потрібно скинути PIN через налаштування додатка.
• Проблеми з мережею: Автентифікація вимагає підключення до інтернету. Перевірте, що у них активний Wi-Fi або мобільні дані.

Проблеми Mobile-ID:

• SIM не ввімкнена: Mobile-ID вимагає активації SIM-картки. Не всі мобільні оператори підтримують це. Перевірте, чи їхній оператор пропонує Mobile-ID.
• Проблеми з сигналом: Автентифікація надсилає SMS. Поганий сигнал стільникового зв'язку затримує або блокує повідомлення.
• Неправильний номер телефону: Mobile-ID прив'язаний до конкретного номера телефону. Перевірте, що номер у запрошенні підписанта відповідає їхньому фактичному телефону Mobile-ID.

Альтернативні методи: Якщо кваліфікований підпис продовжує не вдаватися, перевірте, чи налаштування документа дозволяють простіші методи підпису. Підпис Agrello (малювати/набрати) працює без інфраструктури автентифікації.

Сумісність браузера: Старі браузери іноді викликають проблеми інтерфейсу підписання. Рекомендуйте оновлені Chrome, Firefox, Safari або Edge.

Нереагуючі підписанти

Документ сидить "На підписі" днями або тижнями. Підписант не діяв.

Надсилайте нагадування: Використовуйте випадаюче меню "Надіслати запрошення повторно" для індивідуальних нагадувань. Або виберіть декілька документів у вигляді Kanban і натисніть "Нагадати підписати" для масових нагадувань.

Зв'яжіться поза Agrello: Надішліть електронний лист або зателефонуйте підписанту безпосередньо. Деякі люди ігнорують автоматизовані електронні листи, але відповідають на особисте звернення.

Встановіть терміни: Ваш електронний лист запрошення повинен згадувати, коли потрібне підписання. "Будь ласка, підпишіть до п'ятниці" створює терміновість.

Ескалуйте: Якщо співробітник не підписує, зв'яжіться з їхнім менеджером. Якщо постачальник не підписує, зв'яжіться з їхнім представником облікового запису.

Додайте альтернативного підписанта: Якщо оригінальний підписант недоступний (у відпустці, залишив компанію), додайте їхню заміну, поки документ На підписі. Новий підписант отримує запрошення негайно.

Анулюйте та перенаправте: Якщо оригінальний підписант точно не може підписати, анулюйте документ. Створіть нову версію з правильним підписантом. Надішліть знову.

Внесення змін після надсилання

Зрозуміли, що надіслали не тій особі? Помітили помилку в документі? Ваші варіанти залежать від того, що потрібно змінити.

Незначні зміни: додавання підписантів

Проблема: Надіслали документ, але забули включити когось, хто має підписати.

Рішення: Поки документ На підписі, натисніть "Додати підписанта". Введіть їхню електронну пошту. Вони отримують запрошення негайно. Існуючі підписи залишаються чинними.

Це працює будь-коли перед завершенням фінального підпису.

Великі зміни: помилки вмісту

Проблема: Документ має неправильну дату, неправильні умови або потребує суттєвих правок.

Рішення: Анулюйте та надішліть повторно.

1. Відкрийте документ
2. Натисніть кнопку анулювання
3. Підтвердіть анулювання (недійсні будь-які зібрані підписи)
4. Створіть новий документ з виправленнями
5. Підготуйте до підписання з правильними деталями
6. Надішліть підписантам з поясненням

Кнопка скасування не існує. Після надсилання Ви не можете відкликати надсилання. Анулювання — єдиний шлях для змін вмісту.

Не та особа підписала

Проблема: Запросили неправильну електронну пошту. Не та особа підписала документ.

Рішення: Анулюйте негайно. Створіть виправлену версію з правильним підписантом. Надішліть знову. Зв'яжіться з усіма сторонами, пояснюючи помилку.

Юридична примітка: Недійсні підписи створюють проблеми відповідності. Виправте негайно.

Робочий процес анулювання

Анулювання робить недійсними всі зібрані підписи та позначає документ як анульований.

Коли анулювати:

• Помилка вмісту виявлена після надсилання
• Додано неправильного підписанта
• Умови потребують суттєвих змін
• Підписант підписав двічі помилково

Як анулювати:

1. Відкрийте детальний вигляд документа
2. Знайдіть кнопку анулювання (розташування змінюється залежно від інтерфейсу)
3. Натисніть і підтвердіть анулювання
4. Статус документа змінюється на "Анульований"
5. Усі зібрані підписи стають недійсними

Не можна скасувати анулювання: Постійна дія. Анульовані документи залишаються анульованими. Аудиторський слід зберігає дію анулювання та часову позначку.

Після анулювання: Створіть новий виправлений документ. Підготуйте та надішліть підписантам. Новий документ починає свіжий життєвий цикл.

Блокування послідовного підписання

Проблема: Документ використовує послідовне підписання. Підписант 1 не підписав. Підписант 2 не може продовжити.

Зосередьтеся на блокувальнику: Надішліть цільове нагадування Підписанту 1. Вони стримують весь процес.

Ескалуйте до менеджера: Якщо Підписант 1 не відповідає, зв'яжіться з їхнім керівником. Поясніть, що затримка впливає на бізнес-операції.

Видаліть блокувальника, якщо недоступний: Якщо Підписант 1 у тривалій відпустці або залишив компанію, анулюйте документ. Видаліть їх із порядку підписання. Додайте заміну. Надішліть повторно.

Розгляньте паралельне підписання: Якщо послідовний порядок не є юридично необхідним, анулюйте та надішліть повторно з паралельним підписанням. Усі підписанти отримують запрошення одночасно. Перший, хто підписує, продовжує.

Помилки масового створення

Створили 50 трудових договорів з Excel. Десять мають неправильні дані або неправильних підписантів.

Виправте індивідуально: Відкрийте кожен помилковий документ. Виправте електронну пошту підписанта або поверніться до Чернетки, щоб виправити вміст. Надішліть повторно індивідуально.

Анулюйте помилкову партію: Виберіть усі помилкові документи. Масово анулюйте їх. Виправте дані Excel. Повторно запустіть масове створення. 40 правильних документів продовжують нормально.

Змішаний підхід: Виправте прості помилки (друкарська помилка в електронній пошті) індивідуально. Анулюйте складні помилки (неправильні дані співробітника всюди) та створіть заново.

Використання аудиторських слідів для діагностики

Кожна дія записується в аудиторському сліді. Використовуйте це для усунення несправностей.

Перегляньте аудиторський слід: Відкрийте документ. Натисніть "Переглянути аудиторський слід документа". Дивіться повну історію з часовими позначками та IP-адресами.

Що показують аудиторські сліди:

• Коли документ було надіслано
• Коли запрошення було доставлено (або відхилено)
• Коли підписанти отримали доступ до документа
• Спроби автентифікації (успішні або невдалі)
• Завершення підписів
• Усі надіслані нагадування

Діагностика проблем: Підписант стверджує, що ніколи не отримував запрошення. Аудиторський слід показує, що електронний лист відскочив через недійсну адресу. Це підтверджує друкарську помилку в електронній пошті.

Тікети підтримки: Якщо ескалація до підтримки Agrello, включіть знімок екрана аудиторського сліду. Показує точно, що сталося.

Коли зв'язуватися з підтримкою

Технічні збої: Системи автентифікації не працюють. Документи не надсилаються, незважаючи на правильну конфігурацію. Помилки інтерфейсу, що запобігають нормальній роботі.

Проблеми облікового запису: Проблеми підписки. Доступ відкликано несподівано. Дозволи не працюють правильно.

Що надати:

• ID документа або посилання
• Знімки екрана повідомлень про помилки
• Опис зроблених кроків
• Очікувана поведінка проти фактичної поведінки
• Знімок екрана аудиторського сліду

Спочатку самообслуговування: Більшість проблем вирішуються через кроки усунення несправностей вище. Зв'яжіться з підтримкою для справжніх технічних збоїв або проблем облікового запису.

Стратегії запобігання

Тестуйте перед важливими надсиланнями: Надішліть документ собі або колезі спочатку. Перевірте, що поля підпису розміщені правильно. Переконайтеся, що електронний лист запрошення виглядає правильно. Виправте проблеми перед надсиланням фактичним підписантам.

Перевіряйте електронні адреси двічі: Перевіряйте кожну адресу електронної пошти перед натисканням "Надіслати на підпис". Одна друкарська помилка затримує весь процес.

Встановлюйте чіткі очікування: Користувацьке повідомлення запрошення повинне пояснювати, що підписується, чому це важливо та коли потрібен підпис.

Визначайте резервні копії: Перед надсиланням критичних документів визначайте альтернативних підписантів. Якщо основний підписант стає недоступним, Ви знаєте, хто замінює їх.

Моніторте активно: Перевіряйте прогрес щодня для термінових документів. Щотижня для рутинних документів. Виловлюйте застряглі документи рано.

Стандартний графік нагадування: Встановіть командні норми. "Перше нагадування через 3 дні, ескалація через 1 тиждень." Послідовність запобігає томлінню документів у підписанні.

Поширені пастки

Припущення, що підписант отримав запрошення: Завжди підтверджуйте отримання. Не чекайте днів перед перевіркою.

Не пояснення вимог методу підпису: Якщо документ вимагає QES, попередьте підписантів у запрошенні. Їм потрібні Smart-ID або Mobile-ID готові.

Забування про часові пояси: Підписант у іншому часовому поясі отримує запрошення о 2 годині ночі їхнього часу. Вони можуть не побачити це негайно.

Надсилання до застарілого списку контактів: Співробітник залишив місяці тому. Їхня електронна пошта відскакує. Підтримуйте списки підписантів актуальними.

Немає процесу подальших заходів: Надіслали 20 контрактів. Не встановили нагадування. 15 сидять непідписаними, тому що ніхто не слідкував.

Анулювання занадто швидко: Підписант займає 2 дні для підписання. Ви анулюєте, думаючи, що вони не отримали. Вони нарешті підписують і виявляють, що документ анульований. Комунікація перед анулюванням запобігає цьому.