Досвід підписанта: як підписувати документи в Agrello

Хтось надіслав Вам документ для підпису в Agrello. Ось точно, що відбувається і як завершити підписання. Обліковий запис не потрібен. Програмне забезпечення для встановлення не потрібне. Просто клацніть і підпишіть.

Отримання запрошення

Ви отримуєте електронний лист від Agrello з темою: "[Ім'я особи] надіслав Вам документ для підпису: [Назва документа]."

Електронний лист включає:

• Повідомлення від відправника, що пояснює документ
• Безпечне посилання для доступу до документа
• Базові інструкції для підписання

Обліковий запис не потрібен. Вам не потрібно реєструватися в Agrello або створювати облікові дані. Натисніть на посилання, і Ви в системі.

Перевірте Вашу папку спаму, якщо Ви не бачите запрошення протягом декількох хвилин. Іноді фільтри електронної пошти перехоплюють запрошення електронного підпису.

Більшість підписантів завершують документи швидко, коли запрошення надходять чисто в їхню вхідну скриньку — часто протягом 24 годин.

Доступ до документа

Натисніть на безпечне посилання. Документ відкривається безпосередньо у Вашому браузері — Chrome, Firefox, Safari або Edge всі працюють. Мобільні браузери також працюють.

Посилання унікальне для Вас. Не може бути переслане або повторно використане. Це гарантує, що лише Ви можете підписати від Вашого імені.

Завантаження не потрібні. Все відбувається в браузері. Програма перегляду документів показує Ваш файл з функціями масштабування та прокрутки.

Безпека: Ваше з'єднання використовує шифрування HTTPS. Сеанс закінчується, якщо Ви залишаєте сторінку неактивною занадто довго — це запобігає доступу когось іншого до документа, якщо Ви залишаєте комп'ютер розблокованим.

Перегляд документа

Документ з'являється в програмі перегляду. Прочитайте весь вміст перед підписанням.

Прокрутіть усі сторінки. Переконайтеся, що Ви розумієте, з чим погоджуєтеся. Перевірте дати, суми, умови — все має значення.

Поля підпису виділені. Ви побачите кольорові поля або індикатори, що показують, де йде Ваш підпис. Вони можуть говорити "Підпишіть тут" або показувати Ваше ім'я.

Обов'язкові поля виділяються. Якщо Вам потрібно заповнити інформацію перед підписанням, ці поля чітко позначені.

Не поспішайте з переглядом. Ретельний перегляд документа допомагає запобігти непорозумінням і суперечкам пізніше.

Заповнення інформації

Деякі документи просять Вас надати інформацію перед підписанням — Ваше ім'я, адресу, дату початку або інші деталі.

Заповнювані поля з'являються як текстові поля. Клацніть всередині та введіть Вашу інформацію:

• Текстові поля: Імена, адреси, посади
• Поля дати: Дати початку, терміни
• Числові поля: Зарплати, суми
• Прапорці: Опції так/ні
• Випадаючі списки: Вибір із попередньо визначених варіантів

Обов'язкові поля мають бути заповнені. Система не дозволить Вам продовжити підписання, доки вся необхідна інформація не буде завершена. Опціональні поля можна залишити порожніми.

Валідація поля допомагає. Якщо поле очікує дату, введення випадкового тексту викликає помилку. Це запобігає помилкам.

Вибір методу підпису

Натисніть кнопку "Підписати" (зазвичай зелена, верхній правий кут). З'являється меню з доступними методами підпису.

Які методи Ви бачите залежить від:

• Вимог безпеки документа
• Вашого розташування
• Формату документа

Простий електронний підпис (підпис Agrello)

Намалюйте або наберіть Ваш підпис. Займає 2 клацання.

• Малювати: Використовуйте мишу або сенсорний екран, щоб підписати Ваше ім'я
• Набрати: Введіть Ваше повне ім'я, і система створить підпис

Коли доступно: PDF документи, що не вимагають кваліфікованих підписів. Дійсно для більшості бізнес-контрактів.

Швидкість: Найшвидший метод — більшість людей підписують менше ніж за 30 секунд.

Розширений електронний підпис

Верифіковані банком методи для посиленої автентифікації:

• Шведський BankID: Якщо Ви в Швеції
• Український Дія: Якщо Ви в Україні

Вони перевіряють Вашу особу через банківські або урядові системи. Більш безпечні, ніж намальовані підписи, але швидші, ніж кваліфіковані методи.

Кваліфікований електронний підпис

Юридично еквівалентний власноручним підписам в ЄС:

• Smart-ID: Додаток на Вашому телефоні (Естонія, Латвія, Литва, Бельгія)
• Mobile-ID: Вбудований у Вашу SIM-картку (Естонія, Литва)
• eID картка: Чип-картка з зчитувачем
• eParaksts: Національний електронний підпис Латвії

Коли потрібно: Контракти, що потребують найвищої юридичної впевненості — нерухомість, трудові угоди з конкретними пунктами, урядові подання.

Документи в форматі ASIC або EDOC вимагають лише кваліфікованих підписів — система примушує це автоматично.

Кваліфіковані електронні підписи надають посилений юридичний захист і їх важче відкинути, ніж прості електронні підписи.

Завершення підпису

Для підпису Agrello (Малювати/Набрати)

1. Виберіть Малювати або Набрати
2. Створіть Ваш підпис
3. Перегляньте, як він виглядає
4. Натисніть "Продовжити", щоб застосувати його

Ваш підпис з'являється в призначеному полі підпису.

Для Smart-ID

1. Система показує: "Підтвердіть на Вашому телефоні"
2. Відкрийте додаток Smart-ID на Вашому телефоні
3. Введіть Ваш PIN-код
4. Схваліть запит на підписання
5. Система підтверджує автентифікацію
6. Підпис застосовується автоматично

Типовий час: 30-60 секунд, включаючи автентифікацію додатка.

Для Mobile-ID

1. Система запитує: "Перевірте Ваш телефон"
2. Отримайте SMS з кодом перевірки
3. Введіть код, коли запропонується
4. Система застосовує підпис

Для eID картки

1. Вставте картку в зчитувач
2. Введіть PIN-коди, коли запропонується (PIN1, потім PIN2)
3. Система зчитує сертифікат і застосовує підпис

Переконайтеся, що Ваш зчитувач карток підключений перед початком процесу підписання.

Після підписання

З'являється підтвердження. Система показує "Документ успішно підписаний" або подібне повідомлення.

Ви отримуєте підписану копію. Перевірте Вашу електронну пошту на наявність завершеного документа. Ця копія включає Ваш підпис плюс усі інші підписи (якщо це багатостороння угода).

Завантажте та збережіть. Зберігайте підписаний документ для Ваших записів. Файли PDF працюють у будь-якій програмі для читання PDF. Файли ASIC/EDOC потребують DigiDoc або сумісної програми перегляду.

Належна освіта підписантів про доступ до документів допомагає зменшити запити підтримки та проблеми підписання.

Поширені проблеми

Електронний лист не прийшов: Перевірте папки спаму/небажаної пошти. Зачекайте 5-10 хвилин — доставка електронної пошти іноді затримується. Зв'яжіться з відправником, якщо Ви все ще не бачите його після 30 хвилин.

Посилання закінчилося або не працює: Попросіть відправника надіслати запрошення повторно. Посилання залишаються чинними до підписання, але відправник може відкликати та надіслати повторно, якщо потрібно.

Не можу отримати доступ на мобільному: Переконайтеся, що Ви використовуєте сучасний браузер (не застарілі версії). Safari, Chrome і Firefox mobile всі працюють. Деякі дуже старі телефони можуть мати проблеми.

Метод підпису недоступний: Якщо Ви не бачите очікуваний метод підпису, або: - Ви не в підтримуваній країні для цього методу - Документ не дозволяє цей метод - Ви не налаштували цей метод (Smart-ID, Mobile-ID потребують спочатку налаштування)

Автентифікація не вдалася: Для Smart-ID/Mobile-ID переконайтеся, що Ваш додаток/SIM активований і працює. Спробуйте інший метод підпису, якщо доступний.

Заповнювані поля не приймають дані: Перевірте вимоги формату поля. Поля дат потребують дат (часто формат ДД/ММ/РРРР). Поля електронної пошти потребують дійсних адрес електронної пошти.

Найкращі практики

Підписуйте швидко. Відправник чекає Вашого підпису для завершення угоди. Швидке підписання допомагає плавно рухати бізнес-процеси вперед.

Читайте все. Не пропускайте сторінки. Розумійте, з чим Ви погоджуєтесь.

Зберігайте Вашу копію. Завантажте підписаний документ негайно. Не покладайтеся на електронну пошту назавжди — збережіть його з Вашими важливими файлами.

Задавайте питання. Якщо щось незрозуміло, зв'яжіться з відправником перед підписанням. Краще уточнити, ніж підписати щось, що Ви не повністю розумієте.

Використовуйте правильний метод підпису. Якщо потрібен кваліфікований підпис, не намагайтеся використовувати підпис Agrello — система все одно не дозволить це.