Dokumentu dzīves cikla pārvaldība: no melnraksta līdz parakstītam

Katrs dokuments pāriet caur skaidru dzīves ciklu. Melnraksts, sagatavo, nosūti, paraksti - katram stāvoklim ir pieejamas specifiskas darbības. Šīs plūsmas izpratne palīdz tev efektīvi pārvaldīt līgumus.

Dokumentu dzīves cikla stāvokļi

Dokumenti pāriet caur četriem stāvokļiem. Katrs stāvoklis reprezentē, kur dokuments atrodas parakstīšanas procesā.

Melnraksts: Tu izveido un rediģē dokumentu. Faili var mainīties. Saturs nav galīgs.

Sagatavošana parakstīšanai: Tu pievieno parakstītājus un konfigurē parakstīšanas darba plūsmu. Faili ir bloķēti, bet parakstītāju iestatīšana turpinās.

Parakstīšanā: Uzaicinājumi nosūtīti. Gaida parakstus. Tu izseko progresu un nosūti atgādinājumus.

Parakstīts: Visi paraksti savākti. Dokuments nemainīgs. Ikviens ir parakstījis kopijas.

Melnraksta stāvoklis

Šeit dokumenti sākas. Tu augšupielādē failus, rediģē saturu un organizē pirms parakstītāju iesaistīšanas.

Ko tu vari darīt:

• Rediģēt dokumenta saturu (rediģējamām sagatavēm)
• Augšupielādēt vai aizstāt failus
• Pievienot vai noņemt failus (ASIC konteinerus)
• Pārvietot dokumentus starp mapēm
• Dzēst dokumentus, ja nepieciešams
• Iestatīt aizpildāmus laukus

Kad izmantot melnrakstu: Strādā pie līguma noteikumiem. Pabeidz formulējumus. Pārliecinies, ka viss ir pareizi pirms parakstu sagatavošanas.

Virzīšanās uz priekšu: Noklikšķini "Sagatavot parakstīšanai", kad gatavs pievienot parakstītājus.

Sagatavošana parakstīšanai stāvoklis

Faili bloķējas, bet tu konfigurē, kas paraksta un kā viņi paraksta.

Pievieno parakstītājus: Ievadi e-pasta adreses visiem, kam nepieciešams parakstīt. Pievieno tos pa vienam vai vairākus uzreiz.

Pozicionē paraksta laukus (tikai PDF): Noklikšķini uz dokumenta, kur katram parakstītājam vajadzētu parakstīt. Ievieto paraksta kastītes precīzi.

Iestati paraksta prasības: Izvēlies, vai parakstītājiem jāizmanto kvalificēti elektroniskie paraksti vai jebkura paraksta metode darbojas.

Konfigurē parakstīšanas secību:

• Paralēli: Visi parakstītāji saņem uzaicinājumus vienlaikus. Ikviens var parakstīt pirmais.
• Secīgi: 2. parakstītājs tiek uzaicināts tikai pēc tam, kad 1. parakstītājs pabeidz. Piespieš apstiprināšanas hierarhijas.

Pielāgo uzaicinājuma e-pastus: Pievieno personīgu ziņojumu, kas izskaidro, kas jāparaksta un līdz kad.

Atgriešanās uz melnrakstu: Nepieciešams rediģēt failus? Noklikšķini "Atgriezt uz melnrakstu." Veic izmaiņas. Pēc tam "Sagatavot parakstīšanai" atkal.

Nosūtīšana: Zaļā poga "Nosūtīt parakstīšanai" nosūta uzaicinājumus visiem parakstītājiem nekavējoties.

Parakstīšanas stāvoklī

Uzaicinājumi nosūtīti. Tagad tu izseko progresu un pārvaldi procesu.

Progresa izsekošana

Skati individuāla dokumenta statusu: Atver jebkuru dokumentu. Redzi katra parakstītāja statusu - parakstīts vai gaida. Skati laika zīmogus pabeigtiem parakstiem.

Kanban skats rāda konveijeru: Dokumenti parādās "Parakstīšanā" kolonnā. Skaitlis saka tev, cik gaida parakstus.

Progresa indikatori: "2 no 3 parakstīti" rāda precīzi, kur tu atrodies.

Atgādinājumu nosūtīšana

Individuāli atgādinājumi: Noklikšķini uz nolaižamās izvēlnes blakus gaidošā parakstītāja vārdam. Izvēlies "Atkārtoti nosūtīt uzaicinājumu." Viņi saņem jaunu e-pastu.

Masveida atgādinājumi: Pārslēdzies uz Kanban skatu. Izvēlies vairākus "Parakstīšanā" dokumentus ar atzīmējamām rūtiņām. Noklikšķini "Atgādināt parakstīt" pogu augšā. Sistēma nosūta atgādinājumus visiem gaidošajiem parakstītājiem visos izvēlētajos dokumentos.

Atgādinājuma laiks: Gaidi 2-3 dienas pirms pirmā atgādinājuma. Turpini nedēļas laikā steidzamiem dokumentiem. Nav sistēmas limita atgādinājuma biežumam - izmanto spriedumu.

Vairāk parakstītāju pievienošana

Sapratis, ka kādam citam nepieciešams parakstīt? Noklikšķini "Pievienot parakstītāju" kamēr Parakstīšanā. Viņi saņem uzaicinājumu nekavējoties. Esošie paraksti paliek derīgi.

Lietošanas gadījums: Menedžeris paraksta darba līgumu. Tu saproti, ka nepieciešams arī CEO apstiprinājums. Pievieno CEO kā papildu parakstītāju. Menedžera paraksts paliek. CEO paraksta, kad gatavs.

Uzaicinājumu noņemšana

Pārdomāji par parakstītāju? Noņem viņu uzaicinājumu, ja viņi vēl nav parakstījuši. Kad viņi paraksta, noņemšana ir neiespējama - paraksts ir juridiski saistošs.

Parakstīta stāvoklis

Visi nepieciešamie paraksti savākti. Dokuments kļūst nemainīgs.

Kas notiek automātiski:

• Sistēma ģenerē galīgos failus (PDF, ASIC vai EDOC formāts)
• Visi parakstītāji saņem parakstītas kopijas pa e-pastu
• Revīzijas pieraksts bloķējas pastāvīgi
• Dokuments pāriet uz "Parakstīts" kolonnu Kanban

Ko tu vari darīt:

• Lejupielādēt parakstītus dokumentus
• Skatīt pilnīgu revīzijas pierakstu
• Eksportēt veidlapu datus uz CSV (ja dokumentam bija aizpildāmi lauki)
• Pārvietot uz dažādām mapēm organizācijai
• Saglabāt kā sagatavi turpmākai lietošanai
• Atzīmēt līguma statusu (Aktīvs, Beidzies, Pārtraukts)

Ko tu nevari darīt:

• Modificēt saturu
• Noņemt parakstus
• Mainīt parakstītājus

Nemainīgums aizsargā juridisko derīgumu. Abas puses parakstīja tieši šo saturu. Izmaiņas nav atļautas.

Kanban skata pārvaldība

Agrello izmanto Kanban kolonnas, lai vizualizētu tavu dokumentu konveijeru.

Četras kolonnas:

• Melnraksts (dokumenti tiek veidoti)
• Sagatavošana parakstīšanai (parakstītāju pievienošana)
• Parakstīšanā (gaida parakstus)
• Parakstīts (pabeigts)

Dokumentu skaits: Katra kolonna rāda kopsummas. "11 no 11" nozīmē 11 dokumenti tajā stāvoklī.

Dokumentu pārvietošana: Dokumenti progresē automātiski. Melnraksts → noklikšķini "Sagatavot" → Sagatavošana. Sagatavošana → noklikšķini "Nosūtīt" → Parakstīšanā. Parakstīšanā → visi paraksta → Parakstīts.

Vizuālā darba plūsmas izsekošana: Redzi uzreiz, kur viss atrodas. Identificē šķēršļus. Atrod iestrēgušos dokumentus ātri.

Labākās prakses

Sagatavo rūpīgi: Velta laiku Sagatavošanā parakstīšanai. Pārbaudi divreiz parakstītāju e-pastus. Verificē paraksta lauku pozīcijas. Fiksē kļūdas pirms nosūtīšanas.

Izmanto masveida atgādinājumus: Nedēļas beigās pārskatiet "Parakstīšanā" kolonnu. Nosūti masveida atgādinājumus visiem gaidošajiem dokumentiem. Taupa klikšķināšanu caur katru individuāli.

Uzraugi regulāri: Pārbaudi Kanban skatu katru dienu vai nedēļu atkarībā no apjoma. Turpini ar dokumentiem, kas iestrēguši parakstīšanā vairākas dienas.

Pievieno kontekstu uzaicinājumiem: Pielāgoti ziņojumi uzaicinājumos palīdz parakstītājiem saprast steidzamību un mērķi. "Lūdzu, paraksti šo darba līgumu līdz piektdienai" ir skaidrāks nekā vispārīgs teksts.

Organizē parakstītus dokumentus: Pārvieto pabeigtus līgumus uz atbilstošām mapēm - pēc gada, pēc nodaļas, pēc līguma tipa. Neļauj visam uzkrāties vienā mapē.

Secīga parakstīšana, kad hierarhijas ir svarīgas: Izmanto secīgu secību menedžeru apstiprinājumiem pirms darbinieku parakstiem. Novērš darbiniekus parakstīt pirms menedžera pārskata.

Izseko pabeigšanas laikus: Ievēro, kuri dokumentu tipi prasa visgarāko laiku, lai pabeigtu. Apsver, vai sagatavošanas uzlabojumi (skaidrāki norādījumi, labāks atgādinājuma laiks) varētu palīdzēt.

Bieži sastopamās problēmas

Parakstītājs saka, ka nekad nesaņēma uzaicinājumu: Vispirms pārbaudi viņu surogātpasta mapi. Verificē, ka e-pasta adrese ir pareiza (nav drukas kļūdu). Atkārtoti nosūti uzaicinājumu no nolaižamās izvēlnes.

Dokuments iestrēdzis parakstīšanā nedēļām: Nosūti atgādinājumu. Ja joprojām nav atbildes, sazinies ar parakstītāju tieši ārpus Agrello. Dažiem cilvēkiem nepieciešami telefona zvani, ne tikai e-pasti.

Nepieciešams mainīt parakstītāja e-pastu: Tu nevari rediģēt esošos parakstītājus. Noņem uzaicinājumu (ja viņi nav parakstījuši). Pievieno pareizo e-pastu kā jaunu parakstītāju.

Nejauši nosūtīts pārāk agri: "Atsaukt nosūtīšanu" poga neeksistē. Opcijas: Lūdz parakstītājiem gaidīt pirms parakstīšanas, kamēr tu sagatavojat korekcijas, VAI anulēt dokumentu un izveidot labotu versiju.

Parakstītājs parakstījies ar nepareizu paraksta metodi: Ja dokumentam nepieciešams QES, bet viņi izmantoja Agrello parakstu, sistēma to bloķē automātiski. Pareiza metode nepieciešama.

Nepieciešamas vairākas parakstu kārtas: Ja dokumentam nepieciešams menedžera apstiprinājums pirms personāla paraksta, izmanto secīgu parakstīšanas secību. Menedžeris paraksta pirmais. Personāls saņem uzaicinājumu tikai pēc menedžera pabeigšanas.

Darba plūsmas efektivitātes padomi

Sagatavi visu atkārtojamo: Darba līgumi, konfidencialitātes līgumi, standartvienošanās - ja nosūti tos vairāk nekā vienu reizi, pārveido par sagatavēm. Taupa "Melnraksta" un "Sagatavošanas" laiku.

Masveida sagatavošana: Nepieciešams nosūtīt 20 darba līgumus? Izmanto masveida izveidi no sagataves ar Excel datiem. Visi 20 parādās "Sagatavošanā parakstīšanai" gatavi pārskatīšanai un nosūtīšanai.

Iestati parakstīšanas secības noklusējumus: Ja tavi dokumenti vienmēr seko vienai un tai pašai struktūrai (darbinieks paraksta, pēc tam menedžeris, pēc tam personāls), konfigurē šo secību pēc noklusējuma sagatavēs.

Izmanto mapes stratēģiski: Izveido mapes pēc dzīves cikla posma vai pēc nodaļas. Glabā "Parakstīšanā" dokumentus aktīvajās mapēs. Pārvieto "Parakstīts" uz arhīva mapēm.

Apmācīt komandu par atgādinājuma laiku: Izveido komandas normas - "Mēs nosūtam pirmo atgādinājumu pēc 3 dienām, otro atgādinājumu pēc 1 nedēļas." Konsekvence uzlabo pabeigšanas rādītājus.

Pārskatiet revīzijas pierakstus, kad rodas problēmas: Ja rodas strīdi vai jautājumi, revīzijas pieraksts rāda precīzi, kas notika. Kas piekļuva kad, no kādas IP, izmantojot kādu paraksta metodi.