Vairāku failu dokumenti: darbs ar ASIC konteineriem

ASIC konteineris ļauj tev apvienot vairākus failus kopā un parakstīt tos visus ar vienu parakstu kopu. Viens līgums, trīs pielikumi, divi tehniskie rasējumi - viss vienā paketē, viss parakstīts uzreiz.

Ko atrisina vairāku failu dokumenti

Tradicionālā parakstīšana apstrādā pa vienam failam. Ja tavs līgums ietver pielikumus, tu vai nu apvieno visu vienā PDF (zaudējot oriģinālos formātus), vai pārvaldi atsevišķas parakstīšanas darba plūsmas katram failam.

ASIC konteineris darbojas savādāk. Tu iepako vairākus failus kopā - jebkuru faila tipu - un parakstītāji pārskata un paraksta pilnīgo kopu ar vienu darbību.

Tas ir svarīgi sarežģītiem līgumiem. Būvniecības līgums ietver galveno vienošanos, arhitektūras rasējumus (CAD failus), materiālu specifikācijas (Excel), un projekta grafiku (PDF). Ar ASIC visi faili parakstās kopā. Neviens fails netiek palaists garām. Nav versiju neskaidrību.

Vairāku failu dokumentu izveide

Sāc ar formāta izvēli. Dokumenta sagatavošanas laikā izvēlies ASIC vai EDOC kā savu izvades formātu. PDF neatbalsta vairākus failus.

Augšupielādē savus failus. Pievieno visus dokumentus konteineram:

• Galvenais līgums (PDF, Word vai jebkurš formāts)
• Pielikumi un eksponāti
• Atbalsta dokumenti (izklājlapas, attēli, tehniskie faili)
• ZIP arhīvi (ja nepieciešams iepakot saistītus vienumus)

Nav failu tipa ierobežojumu. ASIC pieņem PDF, Word dokumentus, Excel izklājlapas, attēlus, CAD rasējumus, ZIP failus - visu, kas tavai vienošanās nepieciešams.

Iestati parakstīšanu. Pievieno parakstītājus, konfigurē paraksta secību un nosūti uzaicinājumus. Parakstītāji redz visus failus vienā saskarnē.

Vairāku failu konteineris palīdz organizācijām novērst trūkstošo pielikumu kļūdas un nodrošina, ka visi saistītie dokumenti paliek kopā visā parakstīšanas procesā.

Kā darbojas ASIC konteineris

Konteinera struktūra: ASIC izmanto ZIP līdzīgu arhīva formātu. Tavi faili paliek to oriģinālajos formātos. Paraksti glabājas atsevišķi META-INF mapē.

document.asice (ZIP arhīvs) ├── contract.pdf ├── specifications.docx ├── budget.xlsx ├── drawings.zip └── META-INF/ ├── manifest.xml └── signatures.xml

Viss vai nekas parakstīšana: Viens paraksts aptver visu konteineru. Tu nevari selektīvi parakstīt individuālus failus paketē. Tas nodrošina, ka visas puses paraksta pilnīgo vienošanos.

Faila integritāte: Paraksta validācija pārbauda visu konteineru. Ja kāds modificē jebkuru failu pēc parakstīšanas, paraksts kļūst nederīgs.

Parakstītāja pieredze

Parakstītāji saņem vienu e-pasta uzaicinājumu. Viņi atver parakstīšanas saskarni un redz visu failu sarakstu konteinerā.

Failu pārskatīšana: Parakstītāji var atvērt un pārskatīt katru failu individuāli. Saskarne rāda failu nosaukumus, tipus un izmērus. Parakstītāji pārbauda katru dokumentu pirms parakstīšanas.

Viena parakstīšanas darbība: Pēc visu failu pārskatīšanas parakstītāji paraksta vienu reizi. Šis paraksts attiecas uz visu paketi - visiem failiem kopā.

Parakstīto dokumentu saņemšana: Kad pabeigts, visi parakstītāji saņem pilnīgi parakstītu ASIC konteineru ar visiem failiem un parakstiem iekļautiem.

Bieži sastopamie lietošanas gadījumi

Līgumi ar pielikumiem: Darba līgumi ietver galveno līgumu, konfidencialitātes līgumu, darbinieku rokasgrāmatu un pabalstu reģistrācijas veidlapas. Paraksti visu kopā - darbinieks pārskata visus dokumentus vienā sesijā.

Projektu dokumentācija: Būvniecības projekti apvieno piedāvājumus, tehniskās specifikācijas, arhitektūras rasējumus, materiālu sarakstus un projektu grafikus. Visi ieinteresētie paraksta pilnīgo paketi.

Atbilstības paketes: Personāla politikas ietver galveno politikas dokumentu, apstiprinājuma veidlapas, apmācības materiālus un atbilstības sertifikātus. Darbinieki paraksta vienu reizi, apstiprinot visu saņemšanu.

Nekustamā īpašuma darījumi: Pirkuma līgumi nāk ar īpašuma atklāšanām, pārbaudes ziņojumiem, īpašumtiesību dokumentiem un hipotēku noteikumiem. Pircēji un pārdevēji paraksta pilnīgo darījuma paketi.

Piegādātāju līgumi: Pakalpojumu līgumi pievieno darbu paziņojumus, cenu grafikus, SLA dokumentus un datu apstrādes līgumus. Abas puses paraksta vienu visaptverošu paketi.

Tehniskās prasības

Tikai QES: ASIC konteineris prasa kvalificētus elektroniskos parakstus. Vienkārši vai uzlaboti paraksti nav pieejami. Šī automātiskā piespiedšana nodrošina augstāko drošību.

Saderīgi skatītāji: Parakstītiem ASIC konteineriem nepieciešama ASIC saderīga programmatūra (piemēram, DigiDoc), lai atvērtu. Standarta PDF lasītāji nevar skatīt ASIC failus.

Aizpildāmi lauki: Tu vari izmantot {{curly_brackets}} laukus visos konteinera failos. Parakstītāji aizpilda datus, kas aizpildās visā dokumentu paketē.

Faila izmēra ierobežojumi: Nav konkrēta ierobežojuma failu skaitam. Praktiskie ierobežojumi ir atkarīgi no kopējā konteinera izmēra un platformas ierobežojumiem.

Paraksta validācija: ASIC skatītāji validē parakstus un rāda visus failus ar paraksta statusu. Validācija apstiprina, ka neviens fails nav modificēts kopš parakstīšanas.

Vairāku failu parakstīšanas priekšrocības

Nav trūkstošu pielikumu: Visi faili iepakoti kopā. Nekas netiek aizmirsts. Parakstītāji nevar parakstīt galveno līgumu, neredzot pielikumus.

Oriģinālie failu formāti: Faili paliek to dzimtajos formātos. CAD faili paliek CAD. Izklājlapas paliek izklājlapas. Nav nepieciešama konvertācija uz PDF.

Viena darba plūsma: Viens parakstīšanas process vairākiem failiem. Samazina koordinācijas piepūli un paātrina sarežģītus līgumus.

Stiprāka atbilstība: Tiesas un regulatori redz pilnīgas vienošanās paketes ar vienotiem parakstiem.

Kad neizmantot vairāku failu konteinerus

Vienkārši līgumi: Viena faila līgumi labāk darbojas ar PDF formātu. Vairāk universālā saderība.

Nepieciešami vizuāli paraksti: ASIC neatbalsta paraksta kastītes dokumentos. Izmanto PDF, ja vizuāli paraksti ir nepieciešami.

Saņēmējiem trūkst saderīgu skatītāju: Ja parakstītāji nevar instalēt ASIC skatītāja programmatūru, PDF nodrošina labāku pieejamību.

Ne-ES parakstītāji bez QES: ASIC prasa QES metodes (Smart-ID, Mobile-ID, eID kartes). Ja parakstītājiem nav piekļuves šīm metodēm, izmanto PDF formātu.